Inzichten over hoe andere projectteams projecten succesvol beheren, vertrouwen bevorderen, wendbaar blijven en de effectiviteit van hun communicatie versterken.
In projectteams is het van cruciaal belang om de kracht van samenwerking en effectief leiderschap te benutten. Het besef dat teamleden niet alles alleen hoeven te doen en het vermogen om iedereen mee te krijgen bij het nemen van beslissingen zijn slechts enkele aspecten van goed leiderschap. In dit artikel delen we de strategische ‘best practices’ van praktijkexperts die deelnemen aan het promotieonderzoek* over het inrichten van multi-stakeholder samenwerkingen bij complexe projecten. We delen praktische tips over hoe andere projectteams projecten succesvol beheren, vertrouwen bevorderen, wendbaar en flexibel blijven en de effectiviteit van hun communicatie versterken.
Leiderschap in projectteams
Het belangrijkste aspect van leiderschap in bouwteams is het vermogen om effectieve samenwerking en coördinatie te bevorderen tussen de verschillende leden en disciplines 
binnen het team. In de context van bouwprojecten is het essentieel dat een leider in staat is om de diverse belanghebbenden, zoals architecten, ingenieurs, aannemers, onderaannemers en leveranciers, samen te brengen en te laten samenwerken om de projectdoelen te bereiken. Deze aspecten van leiderschap zijn belangrijk omdat ze de basis leggen voor een goed functionerend projectteam. Ze bevorderen een positieve en productieve werkomgeving, minimaliseren risico's en uitdagingen, en vergroten de kansen op succesvolle projectresultaten. Kortom, het draagt bij aan een efficiënte projectuitvoering en het verhogen van de tevredenheid van belanghebbenden.
Deze aspecten van leiderschap zijn belangrijk in projectteams om o.a. de volgende redenen:
Samenwerking en coördinatie: Bouwprojecten zijn vaak complex en vereisen de betrokkenheid van diverse disciplines en specialisten. Effectieve samenwerking en coördinatie zorgen ervoor dat alle teamleden op één lijn zitten, hun werk naadloos op elkaar aansluit en dat er synergie ontstaat tussen de verschillende taken en verantwoordelijkheden. Dit vermindert verwarring, voorkomt vertragingen en zorgt voor efficiëntie in de projectuitvoering.
Wanneer dit ontbreekt kan het leiden tot:
-
- Verwarring en miscommunicatie tussen teamleden, wat kan leiden tot fouten en vertragingen in de projectuitvoering.
- Gebrek aan afstemming tussen verschillende disciplines, waardoor taken niet goed op elkaar aansluiten en de efficiëntie wordt verminderd.
- Minder synergie tussen teamleden, wat de productiviteit en de kwaliteit van het werk kan beïnvloeden.
Communicatie: Duidelijke en open communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat alle teamleden dezelfde informatie hebben, begrijpen wat er van hen wordt verwacht en effectief kunnen samenwerken. Goede communicatie vermindert misverstanden, helpt bij het oplossen van problemen en zorgt ervoor dat belangrijke informatie tijdig wordt gedeeld. Het bevordert ook een positieve teamdynamiek en vertrouwen tussen de teamleden.
Wanneer dit ontbreekt kan het leiden tot:
-
- Misverstanden tussen teamleden, waardoor onjuiste beslissingen worden genomen of taken niet goed worden uitgevoerd.
- Gebrek aan informatieoverdracht, waardoor belangrijke updates, wijzigingen of problemen worden gemist, wat kan leiden tot vertragingen of fouten.
- Verminderd vertrouwen en betrokkenheid binnen het team, omdat teamleden zich niet gehoord of begrepen voelen.
Besluitvorming: Bouwprojecten vereisen voortdurend beslissingen, variërend van kleine operationele beslissingen tot belangrijke strategische keuzes. Het vermogen om weloverwogen beslissingen te nemen, gebaseerd op relevante informatie en met aandacht voor de belangen van alle belanghebbenden, zorgt ervoor dat het project op koers blijft en dat obstakels effectief worden aangepakt. Goede besluitvorming bevordert ook het vertrouwen en de betrokkenheid van het team.
Bouwprojecten vereisen voortdurend beslissingen, variërend van kleine operationele beslissingen tot belangrijke strategische keuzes.
Wanneer dit ontbreekt kan het leiden tot:
- Vertraagde besluitvorming, waardoor projectuitvoering wordt vertraagd en de efficiëntie wordt verminderd.
- Beslissingen die niet in lijn zijn met de projectdoelen of de belangen van belanghebbenden, wat kan leiden tot ontevredenheid, conflicten of juridische geschillen.
- Gebrek aan betrokkenheid en motivatie van teamleden, omdat ze niet worden betrokken bij het besluitvormingsproces of hun input niet wordt gewaardeerd.
Probleemoplossing: Bouwprojecten gaan gepaard met uitdagingen en problemen, zoals technische complicaties, vertragingen, budgetoverschrijdingen of conflicten tussen belanghebbenden. Het vermogen om problemen snel te identificeren, effectieve oplossingen te vinden en passende maatregelen te nemen, helpt om de voortgang van het project te waarborgen en negatieve gevolgen te minimaliseren. Effectieve probleemoplossing draagt bij aan de reputatie van het team en de succesvolle voltooiing van het project.
Wanneer dit ontbreekt kan het leiden tot:
- Vertraagde reactie op problemen, waardoor deze groter worden en mogelijk de voortgang van het project belemmeren.
- Gebrek aan effectieve oplossingen, omdat problemen niet goed worden geanalyseerd of er onvoldoende betrokkenheid is van relevante partijen.
- Negatieve gevolgen voor het project, zoals budgetoverschrijdingen, vertragingen of reputatieschade, omdat problemen niet adequaat worden aangepakt.
Al met al kan het ontbreken van deze elementen leiden tot vertragingen, budgetoverschrijdingen, verminderde kwaliteit van het werk, conflicten tussen belanghebbenden en een negatieve dynamiek binnen het projectteam. Het is dus cruciaal dat de genoemde aspecten van leiderschap worden gewaarborgd en effectief worden toegepast in de zowel interne als externe samenwerkingsinitiatieven om dergelijke problemen te voorkomen en de projectresultaten positief te stimuleren. Samenwerking gaat echter niet alleen over plezier hebben; het omvat ook het omgaan met meningsverschillen en conflicten.
Hoewel conflicten onvermijdelijk zijn, is het belangrijk om ruimte te bieden voor oplossingen en de nadruk te leggen op het behouden van een constructieve relatie.
Een voorbeeld hiervan is wanneer de contractmanager van de ene partij een brief schrijft aan de contractmanager van de andere partij, maar de reactie juridisch van aard is. Dit kan de voortgang belemmeren. Het vermijden van inhoudelijke discussies en in plaats daarvan te focussen op de relatie kan essentieel zijn. In sommige gevallen kan het zelfs nodig zijn om een mediator in te schakelen om alternatieve oplossingen te vinden.
Het streven is immers om tot snelle oplossingen te komen, waarbij iedereen tevreden is.
Wendbaarheid als prioriteit
Een opvallende verandering in projectuitvoering is de verschuiving van strikte contractuele afspraken naar meer nadruk op wendbaarheid. Waar voorheen dikke contracten werden opgesteld om voorspelbaarheid te waarborgen, ligt nu de focus op het onderhouden van goede relaties en het vermijden van contractuele geschillen. Ervaring leert dat projecten betere resultaten behalen wanneer er meer nadruk wordt gelegd op wendbaarheid in plaats van strikte naleving van contracten. Dit uit zich op verschillende manieren, hier zijn enkele voorbeelden:
Veranderende scope: In plaats van zich strikt te houden aan de oorspronkelijk overeengekomen scope van het project, staan projectteams meer en meer open voor het aanpassen en verfijnen van de scope naarmate het project vordert. Dit stelt het team in staat om zich aan te passen aan veranderende behoeften, nieuwe inzichten en prioriteiten die kunnen ontstaan tijdens de projectuitvoering.
Iteratieve aanpak: In plaats van een lineair en rigide projectmanagementproces, kiezen projectteams voor een iteratieve aanpak. Deze methoden leggen de nadruk op regelmatige feedback, snelle aanpassingen en voortdurende verbetering. Daardoor kan het team het project in kleinere, beheersbare stappen opsplitsen en flexibel inspelen op veranderingen en nieuwe inzichten.
Samenwerking met belanghebbenden: Wendbaarheid en flexibiliteit worden ook bevorderd door nauwe samenwerking met belanghebbenden, zoals opdrachtgevers, eindgebruikers en andere betrokken partijen. Door regelmatig met hen te communiceren en hun feedback en input actief te verzamelen, kan het team snel reageren op veranderingen in behoeften en prioriteiten.
Prioriteitsstelling: In plaats van zich strikt aan een vooraf bepaalde planning en prioriteiten te houden, worden prioriteiten herzien en aangepast op basis van voortschrijdend inzichten en veranderende omstandigheden. Dit stelt het team in staat om zich te concentreren op de meest waardevolle en urgente taken en eventuele verschuivingen in de projectvereisten op te vangen.
Flexibele resourceplanning: Wendbaarheid en flexibiliteit betekenen ook dat het team in staat is om de beschikbare middelen, zoals personeel, budget en tijd, aan te passen aan de veranderende behoeften van het project. Het kan nodig zijn om de samenstelling van het team aan te passen, extra middelen toe te wijzen of deadlines te herzien om tegemoet te komen aan nieuwe vereisten of onverwachte omstandigheden.
In plaats van zich strikt te houden aan de oorspronkelijk overeengekomen scope van het project, is het effectiever de scope te verfijnen naarmate het project vordert.
Effectieve communicatie is een andere essentiële factor in succesvolle samenwerking
Hoewel contracten nog steeds waarde hebben, moeten ze worden aangevuld met een sterke nadruk op de relatie en samenwerking. Projectteams bestaan vaak uit individuen met diverse achtergronden en vaardigheden. Om effectief samen te werken in een dergelijk team, is het essentieel om een cultuur van respect en open communicatie te creëren. Daarom moeten teamleden in staat zijn om helder en duidelijk met elkaar te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede communicatie bevordert het begrip, vermindert misverstanden en bevordert een soepele samenwerking binnen het team.
Het creëren van een open en respectvolle communicatiecultuur moedigt teamleden aan om vragen te stellen, twijfels te uiten en constructieve feedback te geven.
Mondelinge communicatie is belangrijk tijdens vergaderingen, teambesprekingen en informele interacties. Het is essentieel dat teamleden hun ideeën, voortgang, uitdagingen en eventuele problemen effectief kunnen delen. Bij mondelinge communicatie is het belangrijk om actief te luisteren naar anderen, vragen te stellen voor verduidelijking en constructieve feedback te geven. Het vermogen om helder en beknopt te spreken en complexe concepten te vereenvoudigen, helpt ook bij het overbrengen van informatie naar andere teamleden.
Schriftelijke communicatie is even belangrijk, vooral bij het delen van formele documenten, projectplannen, rapporten, e-mails en andere schriftelijke correspondentie. Het is van cruciaal belang dat teamleden in staat zijn om hun gedachten en ideeën op een gestructureerde en begrijpelijke manier op papier te zetten. Dit omvat het gebruik van duidelijke taal, het vermijden van jargon en het organiseren van informatie op een logische manier. Schriftelijke communicatie moet ook nauwkeurig en beknopt zijn, zodat anderen gemakkelijk kunnen begrijpen wat er wordt gecommuniceerd.
Daarnaast kunnen moderne samenwerkingshulpmiddelen en technologieën de communicatie tussen teamleden vergemakkelijken. Het gebruik van deze tools vereist echter ook vaardigheden op het gebied van effectieve schriftelijke communicatie, aangezien het belangrijk is om informatie duidelijk en beknopt over te brengen, zelfs in digitale communicatie.
Om de communicatie binnen een projectteam te verbeteren, is het raadzaam om regelmatig overleg en teamvergaderingen te houden, waarbij alle teamleden de kans krijgen om hun ideeën en voortgang te delen. Het creëren van een open en respectvolle communicatiecultuur moedigt teamleden aan om vragen te stellen, twijfels te uiten en constructieve feedback te geven. Het stimuleren van een omgeving waarin iedereen zich gehoord voelt, helpt bij het opbouwen van vertrouwen en bevordert een effectieve samenwerking.
*Promotieonderzoek: Multi-stakeholder samenwerkingen bij complexe projecten
Mami Veza is een promovendus aan de Tilburg University, faculteit organisatiewetenschappen. Haar onderzoek richt zich op de uitdagingen en successen op het gebied van samenwerking bij complexe projecten en ze bestudeert de rol van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Voor haar onderzoek heeft Mami regelmatig gesprekken met professionals uit diverse functies en sectoren, waaronder de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Via PPS Netwerk Nederland deelt ze de inzichten die ze heeft opgedaan in een reeks artikelen, waaronder dit artikel.
Voor meer informatie over het projectonderzoek en/of deelname daaraan en toepassing van de onderzoeksresultaten op uw eigen projecten neemt u contact op met mami.veza@ppsnetwerk.nl
Workshop "Van silo's naar integraal samenwerken"
- Op 3 oktober 2023 vindt de workshop "Van silo's naar integraal samenwerken" plaats, waarin wordt verkent hoe adaptief projectmanagement toegepast kan worden in uw organisatie. Het programma en aanmelding vindt u hier >>.
Over PPS Netwerk Nederland
PPS Netwerk Nederland is een onafhankelijk kennisplatform dat zich richt op Professioneel Projectmanagement en Samenwerking bij complexe opgaven. Het platform ondersteunt ongeveer 20.000 opdrachtgevers en opdrachtnemers door het ontwikkelen van organisatiemodellen en het delen van ervaringen op verschillende thema's, zoals multi-stakeholder samenwerking, teamsamenstelling, communicatie, visie- en strategievorming, vraagarticulatie, contractmanagement, aanbesteding en selectie, en de uiteindelijke realisatie en exploitatie van projecten.
PPS Netwerk Nederland speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Neem voor meer informatie contact op via secretariaat@ppsnetwerk.nl