Waterschap HHNK: “Betrokkenheid houden en projectbeheer gaan veel beter digitaal dan gedacht”

Onze publicatie met 5 essentiële tips over hoe we in ‘coronatijden’ de bouw aan de praat houden, levert veel reacties op.  Eén daarvan delen we hier. Deze tip is van Joost de Ruig, directeur Water bij Hoogh. Hollands Noorderkwartier. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van, en investeringen in, het zuiveren van water, de waterveiligheid (dijken,duinen en boezemkades), wegen en het watersysteem (gemalen en waterkwaliteit).Wij vroegen hem hoe zijn organisatie met de coronacrisis omgaat.

Joost de Ruig

Segment         : Waterkwaliteit en -veiligheid
Organisatie    : Hoogheemraadschap Holland Noorderkwartier
Toepassing     : Projectvoorbereiding en -aansturing

“Betrokkenheid houden en projectbeheer gaan veel beter digitaal dan gedacht”

“Ik vind de vijf punten allemaal raak en denk dat we intern, met partners zoals opdrachtnemers maar ook binnen de Unie van Waterschappen veel van die suggesties inmiddels actief in de praktijk proberen te brengen. Vergeet niet dat -om bijvoorbeeld het punt van ‘uitvoering zoveel mogelijk doorgang laten vinden’- veel van onze taken simpelweg niet gestopt kunnen worden. Waterkwaliteit en -veiligheid zijn juist nu in tijden van crisis extra belangrijk opdat andere professionals en bewoners er nog steeds onvoorwaardelijk op kunnen vertrouwen dat we deze elementaire zaken op orde houden.

Het neemt niet weg dat we nu te maken hebben met uitval door ziekteverzuim bij onszelf of bij aannemers en adviseur en meer huiverig zijn voor bepaalde activiteiten. Neem bijvoorbeeld graafwerkzaamheden waarbij mensen dikwijls die 1,5 meter niet kunnen hanteren maar ook omdat je vooral nu niet per ongeluk een cruciale kabel wilt raken. Dat houdt daarom in dat we actief aan het prioriteren zijn en scenario’s bouwen om er zeker van te zijn dat we altijd voldoende mensen en spullen op de plekken hebben waar het om gaat.

“We blijken vooralsnog goed aan de slag te kunnen waarbij we zaken die iets minder prioriteit hebben -zoals bijvoorbeeld maaien- doelbewust wat minder aandacht geven.”

Als ik dan switch naar de meer -om het zo maar te zeggen- administratieve aspecten van ons vak, zie ik belemmeringen, maar ook weer positieve verrassingen. Participatie met omwonenden loopt naar mijn mening een stukje lastiger want we kunnen nu niet meer mensen simpelweg bij elkaar bijeenbrengen in dezelfde ruimte. Tegelijkertijd -en dat is dan weer een pluspunt- het óók extra creativiteit opwekt. We doen meer moeite doen om informatie en response op een andere manier te halen en zijn scherper op de extra en andere vragen die we stellen. De Omgevingswet is nu uitgesteld dus dat komt aan de ene kant goed uit omdat het ons in krappe projecten meer tijd geeft, maar aan de andere kant haalt het tezamen met Corona de ‘ja, mits-swung’er wellicht te veel uit.

We hebben een taskforce gevormd om projecten actief naar voren te halen. Veel kantoor-collega’s zitten nu thuis en met alle connectiviteit die we tegenwoordig overal tot onze beschikking hebben, blijkt dat die afstand tot mijn verrassing nauwelijks problemen oplevert. Qua projectplanning en -voorbereidingen gaat dit dus boven verwachting. Waar we straks wel tegenaan gaan lopen, is de bestuurlijke besluitvorming. Zo staat in de wet dat je daarvoor fysiek voor bij elkaar moet zitten dus dan is het weliswaar mooi dat we de plannen ‘spic and span’ klaar hebben liggen, maar loop je alsnog vast. We hopen dat een spoedwet online besturen en besluiten op korte termijn alsnog mogelijk maakt. Ook moeten we dan kijken hoe de zaak er financieel uit ziet. Gaan we minder (belasting-)inkomsten hebben en moet daardoor de hand op de knip? Welke taken moeten dan alsnog doorgang vinden of gaan we juist projecten versnellen om uit de crisis weer naar voren te accelereren? Dat zijn echter meer politieke keuzes van ons bestuur voor de komende periode. Vanuit de organisatie zorgen we in ieder geval dat alles besluitproof aangeleverd wordt.

Ik noemde al de positieve verrassing van het gemak waarmee we op vele fronten online aan de slag blijken te kunnen zijn maar wat ook goed is, is dat de interactie met andere partijen een impuls heeft gekregen. We hebben bijvoorbeeld met Bouwend Nederland, Binnelamndse Zaken en het Opdrachtgeversforum een handelingsprotocol gemaakt rondom corona. Dat ging in no-time.

Vroeger zouden we ons veel meer tijd voor zo’n afstemming hebben gegeven zonder dat het resultaat denk ik beter zou zijn geworden. Die les gaan we straks zeker verder gebruiken.

Tenslotte verbaas ik me over het niveau waarmee we met elkaar in contact blijven via WhatsApp groepen, digitale nieuwsbulletins en dergelijke. We sturen elkaar actief berichten en vragen naar het welbevinden, delen foto’s van projecten en communiceren daardoor volgens mij beter dan ooit. Zo blijven we goed en wel meer dan anders met elkaar verbonden. We rijden minder van hot naar her, hangen minder lang in vergaderingen en zijn zo heel efficiënt bezig. Betrokkenheid naar elkaar en projectbeheer gaat dus goed digitaal; dat is niet nieuw maar de kwaliteit en intensiteit daarvan verbazen me bijzonder positief”.