Grote projecten bij Justitie & Veiligheid moeten tientallen jaren meegaan, terwijl context, beleid en gebruik voortdurend veranderen. In deze aflevering delen Yfke Mulder en Martin Speelman hun ervaringen met complexe vastgoedprojecten — en laten zij zien wat het verschil maakt wanneer zekerheid verdwijnt.
In de wereld van complexe projecten is de enige constante: verandering. Of het nu gaat om woningbouw, infrastructuur of publieke voorzieningen – elk groot project heeft te maken met maatschappelijke druk, bestuurlijke dynamiek, duurzaamheidseisen en technologische disruptie. Waar we ooit konden bouwen op vaste kaders, begrotingen en programma’s van eisen, staat de werkelijkheid nu bol van onzekerheden.
De klimaattransitie schuurt met stikstofregels. Netcongestie remt bouwprojecten. Overheden worstelen met taakstellingen en bezuinigingen, terwijl publieke organisaties juist meer ruimte en kwaliteit eisen. Daarbovenop dwingt digitalisering tot nieuwe standaarden in transparantie, duurzaamheid en risicobeheersing. In deze context is het niet langer voldoende om projecten goed te managen. Ze moeten ook lenig zijn – bestuurlijk, financieel én relationeel. Daarover ging het gesprek met Yfke Mulder en Martin Speelman, opgenomen voor Instituut voor Samenwerking – De Podcast.
Mulder is programmamanager projecten en advies bij de directie Huisvesting en Facilities van Justitie en Veiligheid, verantwoordelijk voor de huisvesting van organisaties als rechtbanken, gevangenissen en internationale instellingen. Speelman is contractmanager bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), al vijftien jaar betrokken bij DBFMO-projecten als het Detentiecentrum Rotterdam en het Justitieel Complex Zaanstad. Samen vertegenwoordigen ze de twee zijden van dezelfde munt: beleid en praktijk, opdrachtgever en exploitant – verenigd in één complexe keten.
Tien jaar plannen, één realiteit later
“Een groot project is eigenlijk een tijdmachine,” zegt Mulder in het gesprek. “Wat je vandaag bedenkt, moet over tien jaar nog steeds relevant zijn.”
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk is dat precies de kern van het probleem. Grote publieke projecten hebben een looptijd van jaren, vaak decennia. In die tijd verandert niet alleen de regelgeving, maar ook de vraag. Bijvoorbeeld, een gevangenis die in 2010 werd ontworpen voor 640 plaatsen blijkt tien jaar later grotendeels leeg te staan, omdat het beleid rond vreemdelingenbewaring ingrijpend is gewijzigd.
Voor Speelman was dat geen reden tot stilzitten, maar juist een uitnodiging tot creatief herontwerpen: “We hadden een gebouw met honderden lege cellen. Dus gingen we kijken wat er wél kon. Inmiddels hebben we er een huis van bewaring in ondergebracht. In een DBFMO-constructie kan dat – mits je precies weet wat je wilt.”
Die uitspraak raakt aan een fundamentele les: flexibiliteit moet geen toevallig bijproduct zijn, maar een ontwerpbeginsel. Zowel in stenen als in de samenwerking.
De realiteit van de weerbarstige context
Mulder beschrijft hoe lastig het is om in de vroege fase van een project om te gaan met dynamiek en politieke grilligheid:
“De wereld om ons heen verandert voortdurend. Denk aan stikstof, netcongestie, of kabinetsopdrachten tot bezuinigen. Wat tien jaar geleden een slimme oplossing leek, blijkt nu vaak niet uitvoerbaar. We hebben projecten gehad die daardoor simpelweg zijn mislukt, hoe goed het plan ook was.”
Ook bij Justitie en Veiligheid wordt de druk op besluitvorming steeds groter. Projecten staan onder maatschappelijk vergrootglas, terwijl de interne organisatie met wisselende prioriteiten kampt. Mulder ziet het als haar taak om bestuurders te helpen verder te kijken dan de korte termijn:
“We vragen niet alleen: wat heb je in 2030 nodig? Maar: hoe ziet jouw huisvesting er in 2040 uit? Dat dwingt organisaties om strategisch te denken. En ja, dat kost tijd en discipline – maar het voorkomt kostbare kortzichtigheid.”
Wanneer samenwerking pas begint bij frictie
Een ander terugkerend thema in het gesprek is het belang van langdurige samenwerking – en het besef dat vertrouwen niet ontstaat in de aanbesteding, maar in de storm daarna.
Speelman vertelt openhartig hoe frictie en teleurstellingen uiteindelijk leermomenten werden:
“We hebben wel eens brieven over de tafel gehad waar de emoties hoog opliepen. Maar juist door dat uit te spreken, ontstond wederzijds begrip. Daarna zijn we meer in elkaars wereld gaan kijken, letterlijk en figuurlijk.”
Die reflectie illustreert een bekend fenomeen in complexe projecten: conflicten zijn niet het tegenovergestelde van samenwerking, maar onderdeel ervan. De vraag is niet of er spanningen komen, maar hoe volwassen partners ermee omgaan. Dat bepaald uiteindelijk of verschillen als een kans uitpakken of een risico worden.
Mulder herkent dat. “Je kunt een goede samenwerking niet contractueel afdwingen,” zegt ze. “Je kunt het alleen faciliteren. Door mensen te laten investeren in relaties, door tijd te nemen, door actief te luisteren. En door niet voor alles het contract te pakken als iets schuurt.”
Dat klinkt eenvoudig, maar is het allerminst. In de realiteit van aanbestedingsdruk, politieke verantwoordelijkheid en schaarse capaciteit is ‘tijd nemen’ vaak het eerste wat sneuvelt. Toch blijkt het cruciaal voor het succes van een samenwerking c.q. het project – het vermogen van organisaties om samen effectief te blijven presteren, ook als omstandigheden veranderen.
De waarde van nabijheid
Een illustratief moment in het gesprek is wanneer Speelman vertelt hoe zijn team en het consortium aanvankelijk moeite hadden om effectief te communiceren. Kleine misverstanden stapelden zich op. De oplossing bleek verrassend menselijk:
“We zijn gewoon met beide teams gaan zitten en hebben uitgesproken wat we van elkaar verwachtten. Daarna gingen we samen schaatsen en eten. Sindsdien doen we dat elk jaar – soms met een inhoudelijk thema, soms gewoon om elkaars wereld beter te begrijpen.”
Het is een anekdote die zowel ontwapenend als leerzaam is. In een tijd waarin samenwerking vaak wordt geformaliseerd in KPI’s, dashboards en governance-structuren, blijkt het meest effectieve middel nog steeds: tijd doorbrengen met elkaar. Of, zoals Mulder het samenvat:
“Je hoeft niet elke avond samen te eten, maar je moet wel bereikbaar zijn. Laat zien dat je tijd hebt. Neem de telefoon op. Vraag eens hoe het loopt. Dat klinkt klein, maar het is precies wat het verschil maakt.”
De casus Justitie & Veiligheid legt een dieper structureel vraagstuk bloot. Veel publieke projecten worden nog steeds benaderd als lineaire trajecten met vaste fasen: plan, ontwerp, aanbesteding, realisatie, exploitatie. Maar de werkelijkheid is circulair en adaptief. Context, beleid en gebruik veranderen voortdurend.
Dat vraagt om een fundamentele verschuiving in hoe we over samenwerking denken. Niet als een eenmalige prestatie, maar als een systeem van continu afstemmen, leren en herijken. En dat systeem rust op drie pijlers die in dit gesprek nadrukkelijk terugkomen:
- Flexibiliteit aan de voorkant. Ontwerp gebouwen én contracten die verandering kunnen absorberen. Standaardiseer waar het kan, differentieer waar het moet.
- Transparantie in de relatie. Problemen niet verstoppen, maar delen. “Wees open,” zegt Mulder. “Je zult verbaasd zijn hoe bereid de andere partij is om mee te denken.”
- Investeren in menselijk kapitaal. Goede samenwerking is geen bijzaak. Ze vraagt tijd, aandacht en rituelen die vertrouwen bestendigen – van gezamenlijke reflecties tot informele ontmoetingen.
Deze principes gelden niet alleen voor PPS-constructies of DBFMO-contracten. Ze gelden voor elk complex project waarin belangen, disciplines en tijdshorizonten botsen.
Flexibiliteit heeft een prijs
Toch is er ook een ongemakkelijke kant. Flexibiliteit klinkt mooi, maar is niet gratis. Elke wijziging in een contract kost geld, tijd en bestuurlijke energie. En niet elke organisatie is in staat om die wendbaarheid te organiseren.
Speelman benoemt het realistisch: “Extra bouwen betekent extra opbrengsten, maar het vraagt ook goede plannen en overtuiging richting Den Haag.”
Mulder vult aan: “Uiteindelijk gaat het om belastinggeld. Je kunt het maar één keer uitgeven. Dus flexibiliteit mag nooit een vrijbrief worden voor vrijblijvendheid.”
Daarmee raken ze een kernpunt: adaptiviteit moet in balans blijven met discipline. Wie te veel loslaat, verliest richting; wie te veel vastzet, verliest veerkracht. De kunst is om te kunnen meebewegen zonder om te vallen.
Leren van de bumpy road
Wat dit gesprek bijzonder maakt, is de eerlijkheid waarmee beide gasten terugkijken. Mulder noemt Zaanstad “een project met zeven jaar aanbesteding, veel wijzigingen, maar uiteindelijk een prachtig resultaat binnen budget.” Speelman voegt toe: “Het was soms een bumpy road, maar we waren trots. Tegen het einde zeiden we: jammer dat we stoppen, want nu weten we pas hoe het moet.”
Die uitspraak vat de paradox van samenwerking perfect samen: de echte waarde van een project ligt in het gebouw dat achterblijft, en in het leervermogen dat onderweg ontstaat.
Luister naar de volledige Aflevering
Luister naar de volledige podcastaflevering via je je favoriete podcaststreamingsdienst o.a. Spotify, Apple Podcast, Podimo, Youtube of via onze website – zie de link hieronder.
Link naar podcastafleveringen >>
Boek Gratis Een Expert Opinion Sessie en bespreek uw projectvragen
Instituut voor Samenwerking speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Met Expert Opinions bieden we projectexperts een vraagbaak waar ze 1-op-1 in gesprek kunnen gaan met andere projectexperts uit onze community.
Dit stelt hen in staat snel antwoorden en inzichten te krijgen op allerhande vragen over samenwerking. Onze community bestaat uit een diverse groep professionals met uitgebreide ervaring en expertise op terreinen als: marktconsultatie en participatie, teamsamenstelling, de goede projectstart, contracteren (op partnerschap), conflicthantering, projectmonitoring incl. bijsturing/evaluatie.
Door gebruik te maken van Expert Opinion kunnen projectexperts hun voordeel halen uit deze rijke bron van kennis en inzichten, waardoor ze hun projecten effectiever kunnen ontwerpen, realiseren en exploiteren.
Wil je gebruikmaken van onze vraagbaak Expert Opinion en direct in contact komen met experts uit onze community? Neem voor meer informatie contact op via secretariaat@samenwerk.ing of klik op deze link voor informatieaanvraag >>