Dat het aanbesteden en uitvoeren van complexe projecten geen sinecure is, is alom bekend. Hoe kom je vooraf tot goede inschattingen, reële verwachtingen, aanvaardbare risico’s en passende contractvormen.
Twee-fasen Aanbesteding
Een recente ontwikkeling is het gebruik van een twee-fasen aanbesteding bij complexe projecten. In essentie gaat dat model ervan uit dat je niet alles van te voren als partijen weet en je daarom om beter te kunnen delen met dynamiek, je project getrapt zou moeten aanbesteden.
Het enthousiasme rondom het nieuwe-twee fasen aanbesteden is groot maar de ervaringen ermee zijn nog spaarzaam. Hoe werkt deze manier van aanbesteden in de praktijk en voor welk soort projecten biedt dit aantoonbare meerwaarde? Vanuit deze leerbehoefte organiseerde PPS Netwerk Nederland een korte en krachtige leermodule op 26 januari 2021: De Goede Uitvraag. Deelnemers aan deze opleiding waren o.a. waterschappen, gemeentes en provincies.
In de eerste helft van de middag werd stilgestaan bij de theoretische aspecten, zoals het organiseren van een goede samenwerking en het creëren van een heldere uitvraag voor de markt, onder leiding van Martine de Jong (Twynstra Gudde/Universiteit Utrecht). De tweede helft van de opleiding richtte zich op de vraag hoe deze nieuwe vorm van aanbesteden er uit ziet in de praktijk. Dit werd gedaan door twee hoofdrolspelers van het project Stadsdijken Zwolle, dat 1,5 jaar geleden gegund is via een twee-fasen aanbesteding: Peter Staats (Realisatiemanager Waterschap Drents Overijsselse Delta) en Petra Heemskerk (Partner advocaat, CMS). Het gaf een unieke inkijk in het project: pakken de theoretische voordelen in de praktijk uit als gedacht?
Take-aways
Een aantal leerpunten uit het webinar op 26 januari, met 22 projectmanagers en bestuurders, op basis van project Stadsdijken Zwolle:
- Manieren om samenwerkingsmodellen in lijn te brengen met context, complexiteit en omvang van projecten en de voor-/nadelen van de diverse modellen.
- Hoe met alle partijen open en transparant de belangen en risico’s van de verschillende betrokken organisaties bespreken?
- Manieren waarop samenwerkingspartners vertrouwen en transparantie creëren tijdens de verschillende fases van een project.
- Verschil tussen beoogde en daadwerkelijke voordelen van de twee-fasen aanbesteding: maakt de praktijk inmiddels waar wat de theorie voorspelde?
- Wat zijn de lessons learned: wat behouden we voor het volgende project, wat veranderen we?