Onze publicatie met 5 essentiële tips over hoe we in ‘coronatijden’ de bouw aan de praat houden, levert veel reacties op. Eén daarvan delen we hier. Deze tip is van Paul Carstens, directeur procurement bij ProRail. Wij vroegen hem hoe zijn organisatie met corona omgaat.

Paul Carstens
Segment : Infrastructuur
Organisatie : ProRail
Toepassing : Periode van minder intensief gebruik benutten
Webinar : Volg hier gratis coronawebinar en deel tips en ervaringen
“Garanderen van cruciale infrastructuur en onverwachte kansen door minder intensief gebruik verzilveren, door heldere analyse en korte lijnen”
“Voor ProRail geldt dat wij verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse treinenloop en het onderhoud van cruciale infrastructuur dus crisis of geen crisis: die taak blijft voorop staan. Onder andere zorgprofessionals moeten met OV bij de ziekenhuizen kunnen komen. Daarnaast zijn er talloze andere mensen die eveneens niet thuiswerkend belangrijke taken kunnen uitvoeren of in vitale sectoren werken. Denk trouwens ook aan het transport van goederen en levensmiddelen over het spoor. De vraag was dus niet of maar hoe we met minder mensen en andere corona belemmeringen deze dienstverlening konden garanderen.
Daarnaast wil je niet hebben dat je na deze periode in een situatie terecht komt waarin je moet vaststellen dat de bulk van je geplande projecten blijkt te zijn vastgelopen. Dus een andere doelstelling -naast het in stand houden van die vitale infrastructuur van nu- is om qua tenders en uitvoering van projecten niet onnodige vertragingen onbedoeld voor te programmeren omdat je te veel gefocust hebt op je dagelijks storingsherstel en onderhoud.
Wij maken hierin keuzes door te kijken naar wat cruciaal is en wat minder cruciaal is. Dat klinkt logisch maar in bestaande projectplanningen spelen ook talloze andere zaken mee zoals bijvoorbeeld kosten en volgordelijkheid. Daarnaast kan het voorkomen dat er niet alleen minder mensen beschikbaar zijn maar ook spullen ontbreken omdat die van ver moeten komen en fabrieken en grenzen dicht zijn. Deze prioritering op basis van actuele stand van zaken is logischerwijze een absolute voorwaarde om überhaupt tot enige beslissing te kunnen komen. Daarnaast zijn er kansen die ontstaan omdat er minder gebruik van treinen en stations wordt gemaakt. Ook die gaan mee in die analyse.
“Alle interne afdelingen doen mee aan de prioritering en het benoemen van risico’s en knelpunten dus ook ontwerpers, inkoop en aanbesteding, selecties: ik zei al dat het ook over het waarborgen van een ordentelijke projectsituatie voor morgen gaat.”
De analyse delen we met onze partners. Allereerst heeft Ans Rietstra, onze COO, een ‘overkoepelende brief’ aan hen gestuurd waarin uiteen is gezet hoe wij omgaan met de crisis. Dit om hen duidelijk te maken wat onze visie en denkrichting is ten aanzien van contracten, meerwerk, inefficiënties, en dergelijke tijdens corona. Die open communicatie is belangrijk en een goede onderlegger voor verdere gesprekken met partners om te kunnen nadenken hoe we samen in alle redelijkheid en billijkheid voor betrokkenen beslissingen kunnen nemen die ‘in beider voordeel’ zijn.
Normaal gesproken hadden we bijvoorbeeld eens per kwartaal een gemeenschappelijk overleg met onze sleutelpartners maar nu doen we dat dagelijks met ongeveer 10 personen: 4 van ProRail en 6 opdrachtnemers waarbij alle disciplines en bevoegdheden aan tafel zitten zodat we snel kunnen beslissen. We kijken ook meteen naar talloze praktische aspecten zoals hoe de RIVM richtlijnen zich verhouden tot veilig werken op de projecten. Het is mooi te zien dat daar snel op wordt geschakeld met dubbele schaftketen, extra busjes enzovoorts. De mindset blijft dat we veilig linksom of rechtsom de prioriteitenlijst realiseren. Dus de focus ligt op hoe het wél kan in plaats van waarom het níet zou gaan.
Schipholtunnel
Ik meldde al dat er zich ook kansen voordoen. Neem de Schipholtunnel. Met meer dan 50 treinen per uur per richting is dat een enorme flessenhals in ons spoorsysteem. Daar moesten we 3 kilometer spoor vernieuwen. Normaal gesproken zou dat slechts in kleine stukjes gaan door steeds op de onmogelijkste tijden een paar meter spoor aan te pakken, alles weer aan de kant te schuiven om morgen weer een hapje te doen. Het project zat uiteraard al in de planning dus toen duidelijk werd dat de intensiteit van het gebruik van de Schipholtunnel veel minder werd, hebben we razendsnel geschakeld. We hebben het gecheckt met de analyse, overlegd met de partners en met die mindset van ‘kijken hoe in plaats van of we het gaan doen’ in no time voor elkaar gebokst. Tussen kans, overleg, afwegingen, afstemming en uitvoering zat amper 2 weken!
‘Never waste a good crisis’ zeggen ze wel eens en dat geldt ook hier.
We hebben geleerd dat er meer kan dan we denken. De projecten in voorbereiding en in uitvoering blijven goeddeels lopen door het werk samen met onze ketenpartners anders te organiseren: up-to-date analyses, korte lijnen, open communicatie, goede mindset en snelle afstemming bij partners met over en weer mandaat om knopen door te kunnen hakken. We wisten al dat het zo werkt, maar we zijn er weer even goed aan herinnerd: daar moeten we het nodige van blijven vasthouden!”
Vragen en meer informatie
- Uw vragen kunt u richten aan secretariaat@bouwregienetwerk.nl.
- Lees meer tips rondom dit thema op bouwregienetwerk.nl
Volg gratis het webinar: ‘Houd bouwprojecten in beweging tijdens corona’
Tips van praktijkdeskundigen: Een uitgelezen gelegenheid om uit de eerste hand te ervaren hoe collega’s van u omgaan met corona en met elkaar meteen vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen.
Onder het motto ‘Houd bouwprojecten in beweging tijdens corona’ hebben we een actielijst met 5 punten geformuleerd die u meteen binnen uw organisatie kunt toepassen. Rond deze punten hebben we experts van o.a. ‘Provincie Noord-Holland, APPM, ProRail, CMS en Waterschap HNK geïnterviewd aan de hand waarvan we een serie artikelen publiceren. De reacties hierop zijn zo positief dat we met hen hebben besloten hier een (gratis) webinar aan te wijden: donderdag 16 april 11:00 tot 12:00 uur. Een uitgelezen gelegenheid om met deze experts en andere deelnemers ervaringen uit te wisselen. Programma en registratie >>
Vragen en meer informatie
- Uw vragen kunt u richten aan secretariaat@bouwregienetwerk.nl
Gerelateerde links
- Download dit artikel via deze link
- Lees hier de tips uit het interview met Edwin van der Werff uit het segment zorginstellingen
- Lees hier tips uit het interview met Arend van Dijk, Lindy Molenkamp en Bon Uijting
- Lees en download hier de 5 tips om de bouw in beweging te houden tijdens corona