In gesprek met Jaap Springelkamp, contractmanager bij Heijmans Nederland, over het komen tot een oplossing wanneer de verwachtingen rondom een overeenkomst afwijken van de werkelijkheid.
De oorlog in Oekraïne, de explosieve stijging van gas- en grondstofprijzen, inflatiecijfers, personeelstekorten, een pandemie: een reeks onvoorziene omstandigheden die veel invloed heeft op nieuwe en lopende projecten en waardoor de continuïteit van sommige projecten onder grote druk komt te staan.
Bovendien zijn (bouw)projecten complexer geworden, waarbij opdrachtgevers- en nemers vaker tijdens de aanbesteding belangrijke inschattingen maken, terwijl op dat moment nog niet alle benodigde informatie voorhanden is. Daardoor kan zich de omstandigheid voordoen dat pas na het sluiten van de overeenkomst blijkt dat de inschatting niet in lijn is met de daadwerkelijke situatie. De oorlog in Oekraïne heeft bijvoorbeeld geleid tot schaarste van materialen en een flinke stijging van de gas- en grondstofprijzen, wat kan leiden tot vertragingen en hogere kosten voor (bouw)projecten. Wat voor gevolgen hebben deze omstandigheden op projecten en de inrichting van de samenwerking tussen projectpartners? Hierover (en meer) ging PPS Netwerk Nederland in gesprek met Jaap Springelkamp, contractmanager bij Heijmans, afdeling Legal & Contractmanagement.
Wat betekenen ‘onvoorziene omstandigheden’ in de bouw?
Springelkamp: “Prijsstijgingen zijn heel actueel in de bouw, als gevolg van bijvoorbeeld schaarste van materialen, maar ook het stikstofvraagstuk zou je kunnen zien als een onvoorziene omstandigheid. Wanneer een aannemer in de problemen komt door deze omstandigheden, werkt dit altijd door in de verstandshouding tussen opdrachtnemer en -gever. Daarbij zijn de regelingen voor onvoorziene omstandigheden meestal erg abstracte kaders en je merkt dat men worstelt met het vertalen van deze abstracte kaders naar de praktijk. Dan krijg je vragen als ‘met welk percentage zou er dan rekening moeten zijn gehouden?’ om te kijken of een opdrachtnemer recht heeft op een vergoeding. Maar er bestaan geen harde cijfers: het gaat niet om een percentage dat altijd op tien of twintig procent ligt. Het ligt altijd aan de omstandigheden van het betreffende geval.”
“Onzekerheden werken prijsverhogend en het aangaan van een contract moet geen Russische roulette zijn.”
Informatierisico
Wanneer je een overeenkomst aangaat, heb je een bepaalde verwachting. Wanneer die verwachting niet hetzelfde blijkt te zijn als de werkelijkheid, rijst de vraag voor wiens rekening de gevolgen dan zijn. In de UAV, een veelgebruikte set standaardvoorwaarden, is een algemene regeling opgenomen op grond waarvan een opdrachtnemer voor zijn aanbieding uit mag gaan van de toestand die hij ‘redelijkerwijs had mogen verwachten’ bij de uitvoering van de werkzaamheden. In de praktijk wordt echter ook veel gecontracteerd op basis van de contractvorm UAV-GC, een andere set standaardvoorwaarden, waarbij de opdrachtnemer ook het ontwerp moet opstellen. In de UAV-GC ontbreekt een algemene regeling vergelijkbaar met die van de UAV.
Jaap Springelkamp
Springelkamp vervolgt: “Dat in de UAV-GC een algemene regeling ontbreekt is niet gewenst, mede omdat bij dergelijke contracten de voorkant vaak veel meer aannames moeten worden gedaan dan bij contracten op basis van de UAV. Als die aannames niet juist blijken, vinden er soms hele ongewenste uitkomsten plaats. Dat kan resulteren in een vechtrelatie en een negatief beeld van de UAV-GC.”
“Dat is erg jammer, want toepassen van de UAV-GC heeft voor een opdrachtgever veel voordelen ten opzichte van de UAV.”
Op dit moment wordt druk gezocht naar een alternatief, waarbij een opdrachtnemer wel verantwoordelijk is voor het opstellen van het ontwerp, maar geen of in mindere mate een informatierisico hoeft te dragen. Hier zijn meerdere oplossingen voor te bedenken, zoals het werken in een bouwteam of een tweefasen-overeenkomst. Door in een contract te voorzien in een goede regeling voor als de aan te treffen toestand anders blijkt, is geen sprake meer van een ‘onvoorziene’ omstandigheid.
Ideaalbeeld
Er kunnen zich altijd omstandigheden voordoen waarvan je op voorhand de gevolgen niet goed kunt inschatten. Idealiter ziet Springelkamp daarom graag dat je aan de voorkant van een project of samenwerking al voorziet in een regeling voor de omgang met de gevolgen van onzekerheden. Springelkamp: “Dit soort regelingen kunnen zowel opdrachtgever als -nemer foute inschattingen en dus onvoorziene kosten besparen: je wil zo min mogelijk onzekerheden hebben in een contract. Onzekerheden werken prijsverhogend en het aangaan van een contract moet natuurlijk geen Russische roulette zijn.” Juist door in de contractfase af te spreken hoe met onzekerheden wordt omgegaan, voorkom je grote discussies en schade in een later stadium.
Een onzekerheid of inschatting betekent namelijk per definitie dat de opdrachtgever te veel betaalt of de opdrachtnemer te weinig krijgt.
Wanneer in een contract geen regelingen vaststaan zijn opgenomen hoe er met een bepaalde omstandigheid omgegaan moet worden, kan dit dus leiden tot grote financiële tegenslagen voor één van de twee samenwerkende partijen. Een onzekerheid of inschatting betekent namelijk per definitie dat de opdrachtgever te veel betaalt of de opdrachtnemer te weinig krijgt. Het is dan ook geen verrassing dat dit soort voorvallen een eerdere goede samenwerking de nek om kunnen draaien. “Het doel moet dan ook zijn om de werkelijkheid te benaderen, of om goede afspraken te maken als de werkelijkheid niet op voorhand goed vast te stellen is”, sluit Springelkamp af.
Intervisie Omgaan met de uitdagingen van deze tijd
Jaap Springelkamp is docent van de PPS Netwerk intervisie ‘Omgaan met de uitdagingen van deze tijd’. Door het abstracte praktisch te maken, leert hij deelnemers de gevolgen van risico’s te kwantificeren en claims op te kunnen stellen of te beoordelen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden laat hij zien hoe met bepaalde risico’s en gevolgen om wordt gegaan en hoe dat beter zou kunnen.
Meer informatie
- Door het succes van de intervisie ‘Omgaan met de uitdagingen van deze tijd’ zal deze herhaald worden. Hou de opleiding-pagina >> hiervoor in de gaten.
- Het programma van de intervisie ‘Omgaan met de uitdagingen van deze tijd’ van 25 april 2023 vindt u hier >>
- Lees hier >> het gerelateerde artikel van Louisa Engels
- Lees hier >> het gerelateerde artikel van Jan Mutsaers
- Uw overige vragen en opmerkingen kunt u richten aan secretariaat@ppsnetwerk.nl