Alles over invloed uitoefenen zonder formele macht: handvatten voor projectmanagers om grip te houden en sturing te geven aan projecten.
Als adviseur, specialist of leidinggevende heb je vaak ideeën over hoe een bepaalde situatie, project of context aangepakt moet worden. Maar wat als je niet de formele macht hebt om je visie door te voeren? Hoe kun je met een zachte hand toch harde resultaten behalen? Als kennisinstituut op het gebied van professioneel projectmanagement en samenwerkingen, ging PPS Netwerk Nederland op zoek naar antwoorden op deze vragen (en meer) en heeft waardevolle inzichten verzameld voor projectmanagers over dit onderwerp.
Allereerst: het doordrukken van jouw visie op anderen heeft verschillende nadelen: vaak leidt dit o.a. tot defensieve reacties, waardoor je het overzicht verliest en je eigen soevereiniteit in gevaar brengt. Concreet leidt dit veelal tot:
Verminderd draagvlak: Wanneer je jouw visie aan anderen oplegt zonder ruimte te geven voor hun input en perspectieven, kan dit leiden tot weerstand, conflicten en een verminderd draagvlak. Mensen voelen zich niet gehoord of betrokken bij het besluitvormingsproces, wat de acceptatie en implementatie van jouw ideeën kan ondermijnen.
Praktijkvoorbeeld: Stel je voor dat je een teamleider bent en een nieuw project wilt lanceren. In plaats van de input van het team te vragen en samen tot een plan te komen, leg je jouw visie eenzijdig op. Het team voelt zich niet betrokken bij het besluitvormingsproces en heeft daardoor minder motivatie en enthousiasme om aan het project deel te nemen.
Gemiste perspectieven en ideeën: Door te veel nadruk te leggen op jouw eigen visie, loop je het risico waardevolle perspectieven en ideeën van anderen over het hoofd te zien. Door open te staan voor verschillende standpunten en input, kunnen er innovatieve en creatieve oplossingen naar voren komen die anders misschien niet waren ontdekt.
Praktijkvoorbeeld: Als projectmanager negeer je de suggesties en feedback van teamleden die een andere benadering voorstellen. Je blijft vasthouden aan jouw eigen visie en mist daardoor waardevolle inzichten en creatieve oplossingen die het team kan bieden. Dit beperkt de mogelijkheid om het project te verbeteren en innovatieve resultaten te behalen.
Verminderd vertrouwen: Het doordrukken van jouw visie kan het vertrouwen van anderen aantasten. Ze kunnen het gevoel hebben dat je meer bezig bent met jouw eigen agenda dan met het welzijn en de belangen van het team of de organisatie als geheel. Dit kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen en samenwerking binnen het team.
Praktijkvoorbeeld: Als stakeholder druk je voortdurend jouw ideeën door zonder rekening te houden met de behoeften en belangen van jouw teamleden. Ze zien dat je alleen maar gefocust bent op het realiseren van jouw eigen doelen, wat het vertrouwen in als samenwerkingspartner en het teamklimaat negatief beïnvloedt. Projectpartners kunnen terughoudend worden om samen te werken en openlijk hun ideeën te delen.
Inclusief en collaboratief
Om deze nadelen te vermijden, is het belangrijk om een inclusieve en collaboratieve benadering te hanteren. Het gaat erom anderen te betrekken, te luisteren naar hun standpunten en ideeën, en gezamenlijk tot weloverwogen beslissingen te komen. Op die manier vergroot je de betrokkenheid, het draagvlak en de kwaliteit van de besluitvorming. Maar hoe werkt dit in de praktijk?
Verschillende gespreksfasen
Wat in de praktijk wel werkt, is het stellen van simpele vragen om het gesprek gestructureerd te houden en tijd te winnen. Op deze manier kun je subtiel invloed uitoefenen, effectief en niet-opdringerig.
Het kan nuttig zijn om het gesprek in verschillende fasen te verdelen: (1) de gespreksopening, (2) verschillende inzichten, (3) verkennen, en (4) gesprekseinde. Bovendien kun je de aanwezigen uitleggen hoe de sessie is opgebouwd, voordat je met de inhoud begint. Hierdoor structureer je de situatie en krijg je invloed. In de eerste fase, de gespreksopening, is het doel dat alle aanwezigen bereid zijn deel te nemen aan het gesprek.
In de tweede fase is het van belang dat iedereen de mogelijkheid heeft om zijn of haar visie in te brengen, om de complexiteit te verminderen en alle perspectieven aandacht te geven. Vervolgens, in fase 3, is het belangrijk om de vraag “wat heeft nu echt zin?” te stellen en te verkennen wat mogelijk en plausibel is. Ten slotte is het doel van de vierde fase om beslissingen te nemen en resultaten te behalen aan het einde van het gesprek.
Om te weten in welke fase van het gesprek je zit, is het belangrijk om bewust te zijn van de verschillende fasen. Als het gesprek uit koers raakt, kun je sturend ingrijpen, zonder daarbij jouw visie op anderen door te drukken.
“Een goed begin is het halve werk, en een gesprek eindigt zoals het begonnen is.”
Om een gesprek goed te beginnen, is het belangrijk om bewust te zijn van je houding. Probeer je gesprekspartner bijvoorbeeld vriendelijk te begroeten en zorg voor een open houding. Je kunt ook “een akkoord organiseren” door voorafgaand aan de vergadering een aantal vragen te bedenken waarop de aanwezigen hoogstwaarschijnlijk ” ja” zullen antwoorden. Dit creëert een positieve en welwillende houding bij de aanwezigen ten opzichte van jou. Daarnaast is het verstandig om de aanwezigen niet meteen te overladen met informatie en keuzes, omdat dit kan leiden tot verwarring en het verlies van focus. Begin altijd met de hoofdpunten en voeg indien nodig gedetailleerdere informatie toe op het moment dat er behoefte aan is.
Een gesprek eindigt op dezelfde manier als het begonnen is. Het is belangrijk dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar visie te uiten, aangezien mensen verschillende belangen hebben. Op deze manier worden de volledige omvang van de problematiek en andere aspecten zichtbaar. Als gespreksleider is het belangrijk om goed te luisteren naar opmerkingen en niet in de verdediging te schieten bij tegengas. Maak aantekeningen van wat er gezegd wordt, om aan te geven dat je openstaat voor ontvangen en om respect te tonen. Vergeet niet om de aanwezigen te bedanken voor hun inbreng.
Wanneer de belangen sterk uiteenlopen
Wanneer de belangen sterk uiteenlopen en belanghebbenden vasthouden aan hun standpunten, kan het helpen om op te staan en naar een flipover of whiteboard te lopen. Op deze manier krijg je direct de aandacht en kun je de verschillende belangen visueel weergeven. Het kan nodig zijn om de aanwezigen een spiegel voor te houden door te laten zien waar de belangen verschillen, maar vooral waar ze overlappen. Door alleen uit te leggen en te visualiseren wat er is gezegd, kun je het gesprek sturen en verdergaan zoals jij voor ogen had.
“Door te veel nadruk te leggen op jouw eigen visie, loop je het risico waardevolle perspectieven en ideeën van anderen over het hoofd te zien.”
Kortom, met de juiste aanpak en vaardigheden kun je invloed uitoefenen en harde resultaten behalen, zelfs zonder formele macht. Samenvattend: begrijp de fasen van een gesprek, begin en eindig het gesprek effectief, luister en waardeer input en vermijd het doordrukken van jouw visie.
E-learningmodules en podcastserie met meer praktische tips
Het managen van projecten is geen gemakkelijke taak en vereist aandacht voor zowel technische als niet-technische aspecten. Naast de genoemde aspecten zijn er nog veel meer elementen die invloed kunnen hebben op het overbrengen van jouw visie tijdens een gesprek. Denk aan het omgaan met weerstand, het opbouwen van vertrouwen, effectieve non-verbale communicatie, het stellen van open vragen en actief luisteren naar gesprekspartners.
Om projectmanagers op praktische wijze te ondersteunen bij het ontwikkelen van deze vaardigheden, heeft PPS Netwerk Nederland in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit en Universiteit Tilburg een E-learning en podcastserie ontwikkeld. Deze bieden projectmanagers de mogelijkheid om snel en grondig te leren van de laatste inzichten en technieken. De E-learningmodules en podcastserie bieden praktische tips, technieken en inzichten die direct kunnen worden toegepast in de dagelijkse praktijk. Door deze middelen te gebruiken, kunnen projectmanagers hun vermogen vergroten om effectief te communiceren, draagvlak te creëren en resultaten te behalen, zelfs in situaties waarin ze niet de formele autoriteit hebben.
Daarnaast biedt de podcastserie inspirerende gesprekken met experts en ervaren professionals op het gebied van projectmanagement en leiderschap. In elke aflevering worden verschillende aspecten van invloed uitoefenen zonder formele macht besproken, zoals het bouwen van vertrouwen, het managen van conflicten en het ontwikkelen van strategieën om weerstand te overwinnen. De podcasts bieden waardevolle inzichten en praktische tips die direct kunnen worden toegepast in de dagelijkse praktijk.
- Voor de gratis demo van de E-Learning en podcast, klik hier >>
- Voor een vrijblijvende informatie aanvraag over de E-Learning en podcast, klik hier >>
- Voor een overzicht van de 25 modules van de E-Learning, klik hier >>
- Voor overige vragen, mail secretariaat@ppsnetwerk.nl
Over PPS Netwerk Nederland
PPS Netwerk Nederland is een onafhankelijk kennisplatform dat zich richt op professioneel projectmanagement en samenwerking bij complexe vraagstukken. Het platform ondersteunt ongeveer 20.000 opdrachtgevers en opdrachtnemers door het ontwikkelen van organisatiemodellen en het delen van ervaringen op het gebied van multi-stakeholder samenwerkingen, teamsamenstelling, communicatie, visie- en strategievorming, vraagarticulatie, contractmanagement, aanbesteding, selectie en de realisatie van projecten.