Hoe ziet het proces eruit en maakt deze manier van aanbesteden haar beloftes waar?
Op 21 november j.l. vond bij de Baak in Driebergen de zesde editie van de intervisie ‘Twee-fasen aanbesteden’ plaats. Tijdens deze bijeenkomst vertelden experts aan de hand van hun eigen praktijkcase hun ervaring met deze manier van aanbesteden. Complexe projecten hebben een matige reputatie op het gebied van kosten en planning. Ze kosten vaak meer, duren langer en leveren minder op dan gepland. De vraag die tijdens de sessie dan ook centraal stond, was: Geeft Twee Fasen aanbesteding werkelijk meer projectgrip en hoe organiseer je dat dan in de praktijk?’.
De deelnemers van de intervisie kwamen met verschillende vragen binnen. Van ‘Helpt Twee Fasen aanbesteding om betere vraagresponse te krijgen? tot ‘Wat is het verschil met een innovatie-partnerschap?’ Vooral opdrachtgevers waren aanwezig, zoals beslissingsnemers uit ziekenhuizen, waterschappen, gemeenten en ZBO’s.
Het programma werd afgetrapt door Harry Sterk, directeur van PPS Netwerk Nederland. Hij legde uit hoe zij bij opdrachtgevers en -nemers interveniëren bij opdrachtverstrekking, consultaties en afstemming tussen opdrachtgevers en -nemers en hoe je vervolgens samen tot veel betere samenwerkingsvormen en contractmodellen kunt komen. Deze betere samenwerkingsvormen en modellen geven geen schijnzekerheden geven, maar juist helderheid en transparantie, waardoor je later veel minder verrassingen hebt. Dezelfde methodologieën blijkt het Netwerk ook bij conflicthantering te gebruiken, waar zaken als semantiek en aannames in plaats van ‘zeker weten’ vaak onnodig roet in het eten gooien.
“Begin bij het concreet maken wat de bedoeling is en hoe je dat gaat bewerkstelligen. Kijk pas later welke contractvorm je daarvoor gaat gebruiken.”
Op deze onderlegger zoomden Peter Staats en Petra Heemskerk vervolgens in. Enerzijds met theorie en anderzijds met concrete praktijkvoorbeelden. Staats, programma-realisatiemanager bij Waterschap Drents Overijsselse Delta en dijkteammanager bij het HoogWater Beschermings Programma bij Stadsdijken Zwolle, vervolgde: “Begin bij het concreet maken wat de bedoeling is en hoe je dat gaat bewerkstelligen. Kijk pas later welke contractvorm je daarvoor gaat gebruiken.” Voor het Stadsdijkenproject (met een omvang van meer dan 100 miljoen euro) werd er slecht één a4’tje met eisen opgesteld, wat geen eisen voor veiligheid of duurzaamheid betrof. “Zo werd een opdrachtnemer gezocht die mee kwam werken aan het ontwerp en dus een samenwerkingspartner in de ware betekenis van het woord werd.” Wat aan dit project ook aantrekkelijk was voor opdrachtnemers, was dat zij de mogelijkheid kregen zich op elk moment terug te kunnen trekken, zonder opgaaf van reden. Op die manier ontstond gelijkwaardigheid waardoor talrijke aannemers lieten weten graag te willen deelnemen aan het aanbestedingstraject omdat ze daarmee niet onbedoeld in een ‘aanbestedingsfuik’ zouden lopen.
Volgens Staats is de formele vraag die de opdrachtgever vormt, vaak de reden voor problemen bij de aanbesteding: “De opdrachtnemer moet vaak zelf maar uitvinden wat precies met de vraag bedoeld wordt. Ze bedenken een oplossing voor wat ze denken dat de vraag is en destilleren daaruit een aanbieding. Maar die oplossing is vaak niet de oplossing die de opdrachtgever zoekt, door een foute formulering van de formele vraag”.
“Bedenk eerst zelf wat je wil, bel later pas een jurist op.”
Petra Heemskerk, advocaat-partner bij CMS, ging verder in op de juridische fundamenten. Ze stelt dat opdrachtgevers vaak zeggen dat ze ‘innovatief gaan aanbesteden’. “Dat bestaat niet: in de wet staat hoe je moet aanbesteden, dus dat kun je niet innoveren.” Er kan wel nagedacht worden over de vraag ‘Wat wil ik precies aanbesteden?’. Ze benadrukt daarbij dat het vaak succesvol werkt om eerst goed zelf te bedenken wat je wil, voordat je een jurist opbelt. Over een eventuele marktconsultatie stelt ze dat je die op veel manieren kunt invullen, zolang je je maar houdt aan gelijkheid voor alle partijen, je transparant bent en proportioneel blijft. De conclusie van Heemskerk: maak een eerlijk contract, blijf dichtbij wat je wil, gooi (strategische) modellen uit het raam en dan kom je veel verder in je aanbesteding.
Beiden vervolgden: “Belangrijk bij grotere projecten is bovendien ‘goed’ opdrachtgeverschap: Dit houdt in dat je van tevoren intern goed nadenkt over een aantal zaken en daarin vervolgens standvastig bent en je je vooraf goed weet te verplaatsen in de positie van potentiële samenwerkingspartners. Het is essentieel om daarbij keuzes te maken over budget en rolverdeling. Wanneer je een specifiek budget hebt voor een project moet je dat afzetten tegen het eindresultaat dat je wilt bereiken: Wat is daarin financieel haalbaar? Als je met te weinig geld te veel probeert te kopen dan wordt de uitvraag voor marktpartijen onaantrekkelijk en zal die afhaken of een mechaniek inbouwen om later alsnog via zaken als meerwerk aan zijn trekken te komen. Daarnaast moet een opdrachtgever zaken durven loslaten en waar mogelijk vertrouwen op de expertise van marktpartijen. Door met hen in gesprek te gaan over hoe zij een aantrekkelijke opdracht voor zich zien, welk financieel kader nodig is en welke risicoverdeling haalbaar is, kom je tot een uitvraag die de markt echt zal verleiden daarop te bieden. Het lijkt logisch maar is niet gebruikelijk waardoor je in dat geval over en weer schijnzekerheden gaat krijgen met gegarandeerd ‘gedoe’ later in het project”.
“Wanneer je een specifiek budget hebt voor een project moet je dat afzetten tegen het eindresultaat dat je wilt bereiken: Wat is daarin financieel haalbaar?”
Gedurende de bijeenkomst werd er uitgebreid tussen de sprekers/docenten en de toehoorders geïnteracteerd. Er waren veel vragen over allerhande zaken zoals aanbestedingsroutes, marktconsultaties, veel voorkomende fouten, financiële uitdagingen en gunningscriteria. De vele vragen en opmerkingen van de deelnemers in combinatie met de expertise en voorbeelden van de sprekers/docenten leidden tot een succesvolle intervisie. Zo stelt een deelnemer over de voorbeeldcase “Mooi te zien hoe je met een andere aanvlieg ook veel enthousiasme bij de potentiële aanbieders kunt krijgen én samen een beter beheersbaar project met de uiteindelijke winnaar van de selectie”. De gemiddelde waardering van de aanwezigen sprak met een uitzonderlijk hoge score van gemiddeld een 9.5, verder boekdelen.
De sessie werd afgesloten met een diner voor de deelnemers en sprekers/docenten, waarbij er gelegenheid was om na de middagsessie verder na te praten en gegevens uit te wisselen. Naar aanleiding van de sessie hebben diverse deelnemers inmiddels met elkaar en met de sprekers/docenten vervolgafspraken gemaakt om daarbij ook op hun eigen projecten in te kunnen zoomen.
Wilt u de volgende keer bij de 7e editie aanwezig zijn? Lees dan hieronder verder:
- Het programma van ‘Twee-fasen aanbesteding in de praktijk‘ vindt u hier >>.
- Wilt u op de hoogte worden gehouden van de volgende editie? Mail dan naar secretariaat@ppsnetwerk.nl
- We werken met een ‘first come, first served’ principe met groepen van maximaal 15 deelnemers. Vol = vol.
PPS Netwerk Nederland organiseert regelmatig initiatieven rondom de thema’s vraagarticulatie, contractmodellen, selectie, projectrealisatie en exploitatie met intervisies, onderzoek, opleidingen, seminars, data voor ca. 20.000 professionals in de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Informeer naar de mogelijkheden via secretariaat@ppsnetwerk.nl / 030 – 30 39 760.