IJzeren Regels voor het Acquireren en Langjarig Managen van Complexe Projecten

Grote complexe projecten vereisen een “Champions League” niveau samenwerking: wat houdt dat in voor het managen van deze projecten? Hoe beoordeel je de uitvraag van een opdrachtgever in deze context? Wat zijn de criteria om als opdrachtnemer wel/niet in te schrijven op een aanbesteding? Wat zijn de bepalende factoren voor een succesvolle samenwerking binnen een consortium?

Over deze vragen, en meer, gaan wij in deze aflevering van Instituut voor Samenwerking – De Podcast in gesprek met André van Leijenhorst, Segment Directeur Public Administration bij ISS Facility Services. In zijn rol binnen dit segment is André verantwoordelijk voor alle overheidsprojecten, Health Care, Food en het EY contract.

Andre is betrokken geweest bij menig PPS Projecten waaronder: de Kromhoutkazerne, het hoofdkantoor van de landmacht; Rijnstraat, het kantoor van BZK, Infra en Waterstaat en de IND. Puttend uit zijn rijke praktijkervaring in deze context verkennen wij met hem de uitdagingen, kansen en trends binnen deze samenwerkingsvorm.

Elkaar wederzijds leren aanvoelen

Vertrouwen en wederzijds begrip binnen consortia blijken essentieel voor succesvolle samenwerking. André bespreekt de uitdagingen en onzekerheden die gepaard gaan met het leiden van een consortium.

André van Leijenhorst:  “Samenwerken binnen een PPS-project kun je vergelijken met een proces van wederzijds leren en elkaar aanvoelen. Onze eerste ervaring met een PPS-project was het Montaigne Lyceum, een relatief klein project. Later gingen we aan de slag met het Ministerie van Financiën, dat was de echter pilot. Een project dat een leermoment voor ons allemaal werd omdat het diende als een opstap naar grootschaligere PPS-initiatieven. Tijdens dit proces moesten de betrokken partijen, zoals bouwers, facilitaire dienstverleners en architecten, elkaars rollen en verantwoordelijkheden leren begrijpen. Voorheen had je bijvoorbeeld nauwelijks samengewerkt met een architect binnen een dergelijk consortium. De architect moest in het ontwerp ineens in “real time” rekening houden met de praktische uitvoerbaarheid en het gebruiksgemak voor facilitaire dienstverleners.

Een voorbeeld hiervan zijn situaties waarin lange looplijnen worden gecreëerd, wat de dienstverlening onnodig kostbaar maakt. Juist over dergelijke kwesties zijn op samenwerkingsniveau intensieve gesprekken gevoerd. PPS Netwerk Nederland speelde destijds een cruciale rol in dit proces en doet dat wellicht nog steeds. Het netwerk organiseerde talloze samenwerkingscongressen en trainingen om de verschillende partijen – van overheidsinstellingen tot consortia – dichter bij elkaar te brengen. Het doel was niet alleen om de communicatie te verbeteren, maar ook om het denken vanuit de overheid en dat vanuit consortia beter op elkaar af te stemmen. Naarmate de tijd vordert, leren partijen elkaar beter aanvoelen, wat een positieve impact heeft op de samenwerking en het succes van projecten.”

Integrale dienstverlening

Daarnaast deelt hij inzichten over de evolutie van de facilitaire markt en de verschuiving naar integrale dienstverlening, met mooie voorbeelden van succesvolle PPS-projecten variërend van scholen, kazernes en overheidsgebouwen in Nederland. Verder belichten we de impact van de transitie van sturen op basis van controle naar het (meer) loslaten van controle en sturen op vertrouwen.

André van Leijenhorst: “Als ik kijk naar de PPS-contracten die we momenteel in uitvoering hebben, zie ik een duidelijke gezamenlijke groei. Ook de opdrachtgevers zijn hierin meegegroeid. Het blijft een uitdaging om controle los te laten. Vroeger was het gebruikelijk dat de opdrachtgever strikte regie wilde houden en overal een stem in had. Het was dan ook een aanzienlijke verandering voor hen om in een PPS-concessie plotseling veel van deze controle los te laten. Vaak waren er slechts één of twee contractmanagers die het gehele contract namens de staat beheerden.

De snelheid waarmee dit proces plaatsvond, varieerde per opdrachtgever. Bij sommigen ging het sneller, terwijl anderen meer tijd nodig hadden om deze overstap te maken. In sommige gevallen was er simpelweg geen tijd om zich volledig in het proces te verdiepen, maar als het goed ging, was dat voor hen prima.”

Meer weten over hoe goede voorbereiding, vertrouwen en het selecteren van de juiste partners cruciaal zijn voor succesvolle lange termijnsamenwerkingen in complexe projecten? Luister naar de tips van André over de impact van de eerste dialoogsessie.