De gevolgen voor de samenwerking wanneer je ‘geen click’ hebt met een ander projectteam
Een tijd geleden werd PPS Netwerk Nederland bij een grootschalig project te hulp gevraagd, waar problemen met de samenwerking tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer plaatsvonden. De projectverantwoordelijke van één van de partijen verzuchtte: “Met dit team van de andere kant hebben wij –in tegenstelling tot hun voorgangers met wie alles op rolletjes liep– geen click en dat geeft serieuze projectschade”. Het betrof een project van vele honderden miljoenen euro’s en de negatieve gevolgen bleken dan ook in de papieren te lopen. De gemoederen liepen over en weer hoog op: er was geen sprake meer van eenzijdige afkeer. Wat de betrokkenen van PPS Netwerk Nederland verbaasden, was het betrekkelijke gemak waarmee iets vaags als ‘geen click hebben met het andere team’ werd gebruikt als logische verklaring voor alle schade: voor het verjuridiseren van het conflict, de focus op schuldvraag inclusief volstrekt verstoorde persoonlijke relaties.
In dit artikel delen we wat PPS Netwerk Nederland in dit soort situaties vaak aantreft en wat oplossingsrichtingen zijn.
Dezelfde woorden; verschillende betekenissen
Om te beginnen is het belangrijk dat ‘samenwerken’ binnen een groot project (en dus niet voor een toevallig eenmalig feestje waar verder niet al te veel vanaf hangt) niet voor niets een werkwoord is. Maar al te vaak worden teams te snel geformeerd op basis van beschikbaarheid van mensen, in plaats van op geschiktheid. Hierbij speelt ook semantiek een rol: men gebruikt dezelfde woorden, maar binnen diverse organisaties kunnen deze verschillende betekenissen hebben. De oplossing is dan om elkaar te bevragen en dingen zeker te willen weten, in plaats van uit te gaan van aannames en veronderstellingen. Idealiter gebeurt dit in het begin: bijvoorbeeld al bij de gunning van een project. Helaas blijkt in de regel dat partijen in die fase vaak voor een erg formele aanvlieg kiezen, waarbij veelal wordt gewerkt met schijnzekerheden: “alles staat in de documentatie, we hebben een exact pad uitgestippeld, onze juristen hebben het beoordeeld, in het contract is het allemaal geregeld.” Wat heb je eigenlijk aan een contract als je samen als opdrachtgever en opdrachtnemer midden op de oceaan zit en je schip zinkt? Geeft het een beter gevoel om –voor het schip zinkt– de ander de schuld te kunnen geven? Of zou het misschien toch beter zijn geweest in elke fase samen het risico op schipbreuk te hebben geminimaliseerd?
Wat heb je eigenlijk aan een contract als je samen als opdrachtgever en opdrachtnemer midden op de oceaan zit en je schip zinkt?
Die schuldvraag staat helaas heel vaak bij dit soort ‘gedoe’ centraal. De ene partij wijst naar de ander, de andere partij put zich uit in alibi’s en ondertussen wordt de relatie er niet beter op. Er zijn echter niet veel mensen die in de ochtend hun bed uitkomen met de gedachte vandaag weer eens flink ruzie te gaan maken met de andere projectpartij: ga dus niet te snel uit van onwil of boze opzet. Wanneer bij die projectvastlopers één op één met de projectverantwoordelijken wordt gesproken, is er doorgaans juist sprake van heel veel goede wil en dus ook gedeelde frustratie dat de samenwerking beroerd gaat. De spelregel? Voer dit gesprek niet meteen met de twee partijen samen, maar op vertrouwelijke basis apart: zo praat men vrijuit en eerlijk. Met de andere partij in dezelfde ruimte gaat men toch onwillekeurig (de oude) positie innemen c.q. een juridische positie verdedigen. Het gesprek moet echter niet over ‘schuld’ gaan, maar over wat nou eigenlijk de definitie van projectsucces was/is. 
Laten we wel wezen: het hele verhaal over ‘gezamenlijk doelen of belangen’ hebben, is natuurlijk vaak quatsch. Een opdrachtgever heeft nou eenmaal –naast uiteraard een aantal gemeenschappelijke– andere doelen en belangen dan een
opdrachtnemer. Hoe dan ook, het helder op tafel krijgen van die definities van succes helpt om volstrekte duidelijkheid te krijgen; juist over wat voor elke speler belangrijk is. De praktijk wijst vaak uit dat als het een en ander wordt gedeeld (‘ons valt op dat…’) men wederzijds oprecht verbaasd is: “Oh, zit dat daar zo? Dat verklaart hun gedrag, maar daar kunnen we hen wel bij helpen.” Ook komt het daarbij vaak voor dat men andere woorden en definities gebruikt voor goeddeels dezelfde zaken: men denkt dan dat zij van mening verschillen, terwijl dat in essentie lang niet altijd het geval is. De kloof is dus vaak kleiner dan gedacht.
Het verhaal over ‘gezamenlijk doelen of belangen’ hebben, is vaak quatsch.
Het omgekeerde komt ook voor, zij het minder vaak: een grote kloof, maar die onder ogen gezien moet worden en waarop vervolgens geacteerd moet worden. De crux is in ieder geval dat je je niet dieper in de ellende gaat boren, maar het vermogen hebt te constateren dat het niet goed gaat: dat het niet om de schuld gaat; niets persoonlijks is; maar een (h)erkenning dat er behoefte is aan het snappen van de wederzijdse achtergronden op basis van feiten, in plaats van op aannames.
Smeerolie van het proces
Wat PPS Netwerk Nederland betreft zouden dit soort samenwerkingsregels moeten worden vastgelegd voor aanvang van een project. Zet op papier wat je doet als je voelt dat er vastlopers aan zitten te komen of dat je je aan elkaar gaat irriteren. Hiervoor een soort “Handboek Soldaat” maken is daarom geen slecht idee. Als er talloze pagina’s worden besteed aan het minutieus opschrijven van de functionele eisen en uitvoeringsdetails van een project, waarom dan niet een paar pagina’s wijden aan de smeerolie van het proces: houding en gedrag om de samenwerking succesvol te laten zijn? Zo kan er positief aan de bel worden getrokken wanneer halverwege het project wordt vastgesteld dat het niet goed gaat: het schip zinkt meestal niet binnen 5 minuten, maar daar zijn dan al talloze ‘issues’ aan voorafgegaan. Wees zo alert en professioneel om die objectief te benoemen als ze optreden, zonder a priori te gaan wijzen of eenzijdig deze ‘wel even op te zullen lossen’. Stel elkaar de vraag wat ook alweer samen en voor de ander de bedoeling was.
Het schip zinkt meestal niet binnen 5 minuten, maar daar zijn dan al talloze ‘issues’ aan voorafgegaan.
Het mag niet van afdeling X of Y
Naast gedoe tussen organisaties is bovenstaande ook van toepassing binnen organisaties. Dit is zeker ook niet kwestie van kwade wil en schuld, maar iedereen zal de situatie herkennen dat er van hogerhand iets beneden in de organisatie wordt opgelegd waar men op dat lagere niveau eigenlijk slecht mee uit de voeten kan. Binnen de realiteit van de hiërarchisch lagere, vaak een meer uitvoerende afdeling wil men uiteraard graag voldoen aan de wens/eis van hogerhand. Dat is uiteraard allemaal prima, zolang die deliverables voor die afdeling haalbaar zijn. Dat is echter niet altijd het geval: dikwijls legt men vrij makkelijk iets naar beneden op, terwijl een beoogt resultaat prima op een andere manier kan worden bereikt. De uitvoerende afdeling loopt dan vast op deliverable A, creëert daarmee ondertussen een enorme strijd met de contractpartner, terwijl B voor –zeg– de directie ongeveer even goed zou zijn geweest, alleen is dat niet door de directie medegedeeld en/of binnen de organisatie naar boven opgevlagd. Een andere, waarschijnlijk voor velen herkenbare situatie: “Wij willen wel, maar het mag niet van afdeling X of Y”. Het compartimenteren van projecten in allerhande afdelingen met dito meningen tot en met veto’s, is –eufemistisch gezegd– niet altijd een garantie voor succes. Die interne samenwerking moet dus –net zoals tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers of met onderaannemers– actief bij worden gehouden zoals hierboven eerder is beschreven. Stel binnen de eigen organisatie dus eveneens de vraag wat ook alweer de bedoeling was en communiceer zonder vingerwijzen of vooringenomenheid.
Hoe werken dokters en piloten samen?
Als onafhankelijke inrichters van samenwerkingen (vooraf, of alsnog –als het ware achteraf–bij vastlopers/conflicten) is PPS Netwerk Nederland vaak verbaasd over de diepte van conflicten en de betrekkelijke eenvoud waarmee die conflicten te beslechten zijn, door mensen slechts in een positie te brengen ‘normaal te kunnen doen’: neem geen genoegen met mensen die iets zeggen als “ons op een bepaalde manier binnen samenwerkingen uiten zit niet helemaal in ons DNA”. Dat is een dooddoener van de eerste orde en toont een gebrek aan positieve mindset. Zeg nou zelf: als u een medische ingreep moet ondergaan en de operatie gaat niet goed, omdat de chirurg niet adequaat samenwerkt met de anesthesist, neemt u daar dan genoegen mee? Net als piloten en verkeersleidingen communiceren deze partijen continu en werken ze met strikte checklists en afspraken om ongelukken te voorkomen. Zo bespreken ze ook vooraf in welke situaties het werk anders en door wie wordt voortgezet. Binnen de bouw en in de ICT kunnen daarom nog flinke stappen worden gezet in verdere professionalisering en lagere faalkosten.
Als u een medische ingreep ondergaat en de operatie gaat niet goed, omdat de chirurg niet adequaat samenwerkt met de anesthesist, neemt u daar dan genoegen mee?
Tenslotte, met de partijen uit de inleiding – en dus het project– kwam het uiteindelijk meer dan goed. Ze vonden de 1 op 1 gesprekken louterend en waren oprecht verbaasd dat er uiteindelijk veel meer zaken waren die hen over en weer met het project verbonden, dan dat er zaken waren die ze uiteendreven. Er was sprake van een soort opluchting bij alle betrokkenen; mede door het inzicht dat het niet aan de (intenties van de) mensen lag, maar dat men veelal vanuit een andere, beperktere blik naar issues keek. Toen duidelijk werd waarom partijen in het verleden bepaald gedrag vertoonden, gaf dat het inzicht om ‘fout gedrag’ in de toekomst snel te onderkennen en samen te corrigeren.
Over PPS Netwerk Nederland
PPS Netwerk Nederland is een onafhankelijk kennisplatform dat zich richt op Professioneel Projectmanagement en Samenwerking bij complexe opgaven. Het platform ondersteunt ongeveer 20.000 opdrachtgevers en opdrachtnemers door het ontwikkelen van organisatiemodellen en het delen van ervaringen op verschillende thema’s, zoals multi-stakeholder samenwerking, teamsamenstelling, communicatie, visie- en strategievorming, vraagarticulatie, contractmanagement, aanbesteding en selectie, en de uiteindelijke realisatie en exploitatie van projecten.
PPS Netwerk Nederland speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Neem voor meer informatie over hoe wij samenwerkingen inrichten en/of vlottrekken contact op via info@ppsnetwerk.nl of bel 030-3039760.
Gerelateerde opleidingen
- Van silo’s naar integraal samenwerken, 3 oktober 2023
- Samenwerken zoals het bedoeld is, 9 oktober 2023
- Projectgunning 2.0 door betekenisvolle dialogen, 10 oktober 2023
Voor alle komende opleidingen, klik hier >>.