Foto: Petra Heemskerk
Publieke opdrachtgevers worden in toenemende mate geconfronteerd met grote ambities, denk hierbij aan duurzaamheidsdoelen en mobiliteitsplannen. Complexe opgaves als deze vragen om ‘goed’ opdrachtgeverschap. Maar wat is dat nou eigenlijk en op welke manier geef je hier als opdrachtgever invulling aan? Hoe zet je bijvoorbeeld een opdracht in de markt die aantrekkelijk is voor marktpartijen? We gingen hierover in gesprek met Petra Heemskerk, advocaat-partner bij CMS en gespecialiseerd in publiek private samenwerkingsvormen.
Vooral bij omvangrijke projecten wordt bij de aanbesteding veel nagedacht over ‘goed’ opdrachtgeverschap. Maar wat houdt die term in?
Er is niet één standaarddefinitie van goed opdrachtgeverschap, dat zou te makkelijk zijn. Wat het betekent is dat je bij complexe opgaves van tevoren intern goed nadenkt over een aantal zaken en je daarin ook verplaatst in het perspectief van de potentiële samenwerkingspartners. Het is belangrijk om daarbij keuzes te durven maken over budget en rolverdeling. Wanneer je een specifiek budget hebt voor een project moet je dat afzetten tegen het eindresultaat dat je wilt bereiken, wat is daarin financieel haalbaar? Als je met te weinig geld te veel probeert te kopen dan wordt de uitvraag voor marktpartijen minder aantrekkelijk. Daarnaast moet een opdrachtgever zaken durven loslaten en waar mogelijk durven vertrouwen op de expertise van marktpartijen. Door met hen in gesprek te gaan over hoe zij een aantrekkelijke opdracht voor zich zien, welk financieel kader nodig is en welke risicoverdeling haalbaar, kom je tot een uitvraag die de markt kan verleiden daarop te bieden.
“Het is belangrijk om daarbij keuzes te durven maken over budget en rolverdeling.”
Dat klinkt paradoxaal, want de opdrachtgever moet zowel duidelijk zijn in de keuzes die zij maakt maar tegelijkertijd ook vertrouwen op de expertise van marktpartijen om keuzes te maken.
Inderdaad, dat bestaat naast elkaar. De opdrachtgever moet een duidelijk beeld definiëren van het gewenste eindresultaat en de afwegingen maken van wat zij wel en niet willen op basis van het beschikbare budget. De technische invulling van een project is vaak juist de expertise van marktpartijen. Je moet als opdrachtgever op dat gebied ook durven te vertrouwen op hun kennis en ervaring en oppassen dat je die kennis niet nutteloos maakt door te veel eisen en randvoorwaarden te stellen. Bij een tender komt het vaak voor dat de focus of de nadruk op het (tender)proces komt te liggen en niet op het daadwerkelijke doel dat je samen wilt bereiken. Er wordt ingezoomd op de juridische aspecten omdat de angst bestaat aanbestedingsrechtelijke fouten te maken, maar hierdoor verliest het eindresultaat onbedoeld de prioriteit. Binnen de opdrachtgevende organisatie is er dus een veilige omgeving nodig waarin getriggerd wordt om oplossingsgericht te denken met het eindresultaat voor ogen.
“Bij een tender komt het vaak voor dat de focus of de nadruk op het (tender)proces komt te liggen en niet op het daadwerkelijke doel dat je samen wilt bereiken.”
Twee-fasen aanbestedingen is een actueel thema, is dit dé oplossing voor alle problemen of eerder een bestaande oplossing in een nieuw jasje?
Opgaves worden in toenemende mate complexer. Voor marktpartijen is het bij complexe opgaves bijna onmogelijk om een goed gefundeerde prijsaanbieding te doen door de mate van onzekerheid, dat moet je als opdrachtgever niet willen. Door een twee-fasen aanbesteding is het mogelijk om het uiteindelijke doel in zicht te houden, zonder dat in een al heel vroege fase de daalfactor wordt binnengehaald. Over de prijs wordt in een twee-fasen aanbesteding namelijk pas gesproken als het ontwerp gereed is. Het is dus een aanbestedingsvorm die uiterst geschikt is voor complexe opgaves.
Alsof het allemaal nog niet moeilijk genoeg is, hebben de corona maatregelen natuurlijk ook hun impact op de aanbestedingspraktijk. Hoe moet je hier mee omgaan?
De maatregelen hebben absoluut een invloed op aanbestedingen en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het is echter wel zo dat wij inmiddels weten dat corona er is en wat de consequenties ervan zijn in de werkomgeving. Het is nu goed mogelijk om per project te kijken wat de invloed van corona is en welke risico’s het mogelijk met zich meebrengt. Gebruik corona dus niet te snel als excuus maar maak de consequenties bespreekbaar met projectpartners.
“Gebruik corona dus niet te snel als excuus maar maak de consequenties bespreekbaar”
Opleiding: De Goede Uitvraag
Op 26 januari 2021 organiseert PPS Netwerk de opleiding De Goede Uitvraag. Bij deze opleiding wordt ingegaan op de juridische en organisatiekundige aspecten die komen kijken bij de ontwikkeling van een uitvraag en de aanbesteding hiervan. Tevens wordt er aandacht besteed aan twee-fasen aanbesteden en de invloed van corona maatregelen op samenwerken en aanbesteden.