In gesprek met Gerard Scheffrahn, Programmadirecteur ERTMS, over hoe je complexiteit in grote projecten kunt beheren en hoe relationele governance en samenwerking daarbij cruciaal zijn.
De bouwsector wordt voortdurend geconfronteerd met ingrijpende veranderingen. Projecten, nieuwe en lopende, staan continue onder druk als gevolg van turbulenties die elkaar in rap tempo opvolgen. Waar traditionele projectmanagementmethoden jarenlang de norm waren, dwingen technologische innovaties, strengere wet- en regelgeving en een groeiende vraag naar duurzaamheid de sector om zich steeds weer opnieuw uit te vinden. Kortom, de manier waarop complexe projecten worden gepland, gerealiseerd en beheerd moet anders.
Om succesvol te blijven, is een flexibele en samenwerkingsgerichte aanpak essentieel. Stakeholders moeten nauwer dan ooit samenwerken, risico’s transparanter gemaakt en gedragen worden en optimaal gebruikmaken van geld, mens, data en technologie is een must. Hoe ziet de toekomst van projectmanagement in bij complexe projecten en opgaven eruit? Hoe gaan we om met de dynamiek van steeds complexer wordende opgaves en projecten? Welke trends en ontwikkelingen bepalen de manier waarop we projecten inrichten?
Tijdens een recente aflevering van Instituut voor Samenwerking – De Podcast, bespraken de hosts, Harry Sterk en Mami Veza, en gast Gerard Scheffrahn diverse aspecten van projectmanagement en samenwerking. Gerard Scheffrahn, Programmadirecteur ERTMS en een ervaren projectmanager met projecten zoals de Noord-Zuidlijn en het ERTMS-programma op zijn naam, deelt waardevolle inzichten over hoe je complexiteit in grote projecten kunt beheren en hoe relationele governance en samenwerking daarbij cruciaal zijn.
Het Belang van Techniek en Organisatie
Zoals Scheffrahn benadrukt, zijn grote projecten vaak een combinatie van technische uitdagingen en 
organisatorische veranderingen. Hoewel de techniek vaak de drijvende kracht lijkt, ligt de werkelijke uitdaging in de menselijke aspecten en organisatorische veranderingen die gepaard gaan met technische implementaties. Bijvoorbeeld, in het geval van het ERTMS-systeem legt Gerhard uit dat hoewel de technologie ervoor zorgt dat treinen veilig en efficiënt rijden, de bijbehorende verandering in de werkwijze van mensen minstens zo belangrijk is. Hij onderstreept dat deze veranderingen een holistische aanpak vereisen waarbij zowel technische als organisatorische aspecten worden geïntegreerd.
Samenwerking als de Sleutel tot Succes
Een van de rode draden in Scheffrahns verhaal is de noodzaak van nauwe samenwerking en goede communicatie in projecten. Hij legt uit dat veel informatie verloren gaat als technici niet goed luisteren naar de vragen van klanten. Om dit te voorkomen, benadrukt Scheffrahn dat operationele afdelingen en gebruikers dichter bij het projectteam betrokken moeten worden. Dit voorkomt dat producten niet voldoen aan de verwachtingen en eisen die klanten hebben gesteld. Het idee is om klanten en gebruikers bij het ontwerp- en ontwikkelproces te betrekken, zodat zij niet alleen aan het einde van een project worden gepresenteerd met een mogelijk tegenvallend resultaat. Dit illustreert hij aan de hand van zijn rol bij de European Rail Traffic Management System (ERTMS), een megaproject dat naar schatting meer dan 10 miljard euro zal kosten.
Scheffrahn: “Een concreet voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van software voor treindienstleiders door de softwareleverancier, op basis van onze specificaties. Treindienstleiders werken continu met computerschermen waarop ze het metroverkeer monitoren. Zolang alles volgens de dienstregeling verloopt, hoeven ze nauwelijks in te grijpen. Maar zodra er een trein defect raakt, een infrastructuurprobleem optreedt of een andere storing plaatsvindt, moeten ze razendsnel handelen – en daarbij is hun systeem hun belangrijkste gereedschap.
Toen er een nieuwe versie van de software werd geïntroduceerd, bleek dat de praktijkbehoeften van de treindienstleiders niet altijd goed waren meegenomen. Iedere update leidde tot teleurstelling, omdat het systeem net niet bood wat ze écht nodig hadden. Dit benadrukte hoe belangrijk het is om gebruikers vanaf het begin actief te betrekken bij het ontwikkelproces, zodat technologie optimaal aansluit op de praktijk.
Hoe simpel is het dan om die mensen naast elkaar te zetten? De ontwikkelaars werden een paar dagen naast de treindienstleiders gezet om met eigen ogen te zien hoe zij het systeem gebruikten. En toen gebeurde er iets bijzonders – of eigenlijk iets heel logisch. Terwijl de treindienstleiders hun werk deden, zagen de ontwikkelaars ineens precies waar de knelpunten zaten. “Oooohhh, dát bedoelen jullie dus!” was de veelzeggende reactie. Ineens ontstond er wederzijds begrip.
Wat hebben we vervolgens gedaan? In lijn met onze aanpak hebben we dit structureel ingebouwd in het ontwikkelproces. Bij elke sprint – software wordt immers vaak via agile methodes ontwikkeld – zaten beide partijen vanaf het begin samen aan tafel. De ontwikkelaars legden uit wat ze gingen bouwen, de treindienstleiders deelden wat ze echt nodig hadden. Dit noemden we het First Time Right-principe. Het resultaat? Een softwaresysteem waarmee iedereen voor 99% tevreden was.
En dat had een enorme impact. Niet alleen werd het proces sneller en effectiever, maar ook de motivatie steeg enorm. Iedereen had het gevoel echt vooruitgang te boeken – en dat maakt samenwerken niet alleen productiever, maar ook een stuk leuker.”
De Rol van Cultuur in Projecten
Een ander belangrijk punt dat Scheffrahn benadrukt, is de rol van cultuur binnen projecten. Hij legt uit dat de porjectcultuur van de Noord-Zuidlijn in beginsel problematisch was, met veel conflicten en een zero-sum game mentaliteit. Het project liep vast in bureaucratie en schuldvragen. Echter, door te focussen op dialoog, gezamenlijk belang en een gedeelde verantwoordelijkheid, in plaats van op individuele belangen, veranderde de cultuur. Hierdoor kwam de voortgang van het project weer op gang, wat tot betere resultaten leidde.
Scheffrahn: “Dat begint heel eenvoudig: luisteren en het gesprek aangaan. Dit principe hebben we als leidraad genomen in alle facetten van het project. Iedere medewerker van de Noord-Zuidlijn gaf hier op zijn eigen manier invulling aan. Uiteraard bracht elke betrokken partij daarbij ook een eigen aanpak mee, wat de samenwerking verrijkte en versterkte.”
Het Transformeren van Leveranciersrelaties
In de relatie met leveranciers benadrukt Scheffrahn dat leveranciers meer als partners moeten worden gezien in plaats van louter als componentenleveranciers. Door leveranciers te betrekken bij projectuitdagingen, zoals operationele veranderingen, kunnen zij hun expertise en ervaring op het gebied van de beste praktijken inbrengen, wat leidt tot betere resultaten voor alle betrokken partijen.
Toekomstvisie en Managementmethodes
De noodzaak om samenwerkingsmodellen te updaten naar adaptieve managementmethodes is duidelijk. Scheffrahn suggereert dat traditionele projectmanagementbenaderingen, die vaak gericht zijn op stabiliteit, minder goed passen bij de huidige dynamiek en complexiteit van projecten. Hij pleit voor een verschuiving naar een meer agile aanpak, waarbij regelmatige evaluatie en aanpassing van plannen kernbestanddelen zijn.
Samengevat
Gerard Scheffrahn’s inzichten benadrukken het belang van een holistische benadering in projectmanagement, waarin techniek, organisatie en samenwerking hand in hand gaan. Het loslaten van verouderde structuren en het omarmen van adaptatie, dialoog en samenwerking blijken de sleutel tot succes te zijn in complexe projecten. Hieruit kunnen waardevolle lessen worden getrokken voor zowel huidige als toekomstige projecten om tot innovatieve en duurzame oplossingen te komen.
Meer weten? Luister naar de volledige podcastaflevering
Meer weten? Luister naar de volledige podcastaflevering via je je favoriete podcaststreamingsdienst o.a. Spotify, Apple Podcast, Podimo, Youtube of via onze website – zie de link hieronder (evt. via externe link).
Link naar podcastafleveringen >>
Boek Gratis Een Expert Opinion Sessie en bespreek uw projectvragen
Instituut voor Samenwerking speelt een actieve rol in het ondersteunen en faciliteren van projectpartners uit verschillende sectoren rondom de bovengenoemde vraagstukken. Met Expert Opinions bieden we projectexperts een vraagbaak waar ze 1-op-1 in gesprek kunnen gaan met andere projectexperts uit onze community. Dit stelt hen in staat snel antwoorden en inzichten te krijgen op allerhande vragen over samenwerking.
Onze community bestaat uit een diverse groep professionals met uitgebreide ervaring en expertise op terreinen als: marktconsultatie en participatie, teamsamenstelling, de goede projectstart, contracteren (op partnerschap), conflicthantering, projectmonitoring incl. bijsturing/evaluatie.
Door gebruik te maken van Expert Opinion kunnen projectexperts hun voordeel halen uit deze rijke bron van kennis en inzichten, waardoor ze hun projecten effectiever kunnen ontwerpen, realiseren en exploiteren.
Wil je gebruikmaken van onze vraagbaak Expert Opinion en direct in contact komen met experts uit onze community? Neem voor meer informatie contact op via secretariaat@samenwerk.ing of klik op deze link voor informatieaanvraag >>