Interview met Malcolm Aalstein, adviseur Markt & Inkoop in de grond-, weg- en waterbouw bij de Gemeente Amsterdam en mediator, over conflicten in de bouwsector.
Overal waar mensen samenwerken lijken conflictsituaties -ondanks alle goede bedoelingen- onvermijdelijk. Volgens Malcolm Aalstein is het ontstaan van een conflict in een project een gegeven, daar dit een direct gevolg is van samenwerking tussen mensen. Een conflict vermijden is het slechts wat je kunt doen en is juist goed voor de effectiviteit van een samenwerking.
Als we naar je carrière kijken, heb je je in de loop der jaren ontwikkeld van techneut naar iemand die zich bezighoudt met conflictmanagement. Hoe is dit zo gekomen?
“Na mijn studie Civil Engineering aan de TU Delft ben ik in eerste instantie als techneut aan de slag gegaan. Wat uit het computermodel kwam was voor mij waarheid. Hierna kwam ik terecht in de wereld van contracten en aanbestedingen, waar ik me vooral bezighield met contract, wetgeving, jurisprudentie, enzovoort. Langzaam maar zeker kwam ik erachter dat dit alleen niet de succesfactoren waren voor een samenwerking. Je kunt het technisch en contractueel op orde hebben, maar dat wil niet zeggen dat daar een succesvol project mee geregeld is.
In een project, hoe complex ook, moet naast techniek en contract ook de organisatie in orde zijn. Dat spreekt voor zich. Maar bij een goed project is juist ook de samenwerking een essentieel onderdeel: hebben we afspraken die zien op de samenwerking, zoals hoe communiceren we, hoe zijn de mensen gepositioneerd, hoe gaan we om met belangen enzovoort. Maar ook wat doen we in een conflictsituatie?”
” Bij een goed project is juist ook de samenwerking een essentieel onderdeel.”
Malcolm Aalstein
Wordt deze zienswijze in de praktijk weerspiegeld?
“In de praktijk zie je vaak dat conflicten in projecten vermeden worden of te snel gladgestreken, dat is een gemiste kans. We hebben immers te maken met mensen. Iedereen heeft zijn of haar eigen overtuigingen, set van waarden en normen, kennis en ervaring waardoor een ieder een situatie vanuit een ander c.q. eigen perspectief bekijkt. Deze diversiteit vormt juist de kracht van de samenwerking. Belangrijk is zelfinzicht in deze aspecten.
Vervolgens is het belangrijk dat de mensen over de competenties beschikken om deze verschillen te benutten, zodat het geheel meer kan zijn dan de som der delen. Dit gaat over de effectiviteit van de interactie tussen de mensen waarbij communicatievaardigheden, het bespreekbaar kunnen maken van emotie, onderhandelingsvaardigheden enzovoort een rol spelen.
Het volgende is de inrichting van het team – of de samenwerking. Het is essentieel om aan de voorkant te investeren in deze ‘smeding’ door een aantal zaken helder te stellen en vervolgens te onderhouden. Denk aan dingen als; Wat is onze visie van succes, ons gezamenlijke doel? Wat is de rolverdeling binnen het team? Maar ook, hoe gaan we om met conflicten wanneer deze zich voordoen?”
“Conflictcompetent beschouwt meerdere niveaus: intra-persoonlijk, inter-persoonlijk en de organisatie van de samenwerking.”
Wat is volgens jou de grootste veroorzaker van conflicten?
“Ik spreek van een conflict als er sprake is van een verschil van inzicht dat niet meteen kan worden opgelost. Hieronder vallen dus ook de meer inhoudelijke verschillen van mening die we eigenlijk nog zonder al te veel emoties zouden kunnen oplossen.
In de meest zuivere situatie ontstaan conflicten door inhoudelijke verschillen van inzicht, door verschillen in belangen en soms door verschil in waarden. Daarnaast ontstaan conflicten als we ons niet eerlijk behandeld voelen of als we bijvoorbeeld in onze autonomie, zekerheden of status worden bedreigd. Dat is het eerste niveau.
Maar conflicten ontstaan ook in de interactie. Dit is het tweede niveau. Omdat men onvoldoende transparant is over de eigen beleving of belangen. Of wanneer wij ons onvoldoende verdiepen in de ander of ons gelijk willen halen door de ander te overtuigen met argumenten. Als wij – over en weer – onze argumenten star blijven herhalen, lopen we vast. Een voorbeeld hiervan is het verschil tussen positioneel onderhandelen versus integratief onderhandelen kan maken.
En dan komt het derde niveau. We moeten ervoor zorgen dat de samenwerking voldoende is ingericht om vanuit een gezamenlijke visie te werken. We hebben immers een gezamenlijk belang!”
Wat adviseer je partijen in conflictsituaties, hoe lossen ze deze het beste op?
“Daar kan ik boeken over volschrijven, maar een conflictcompetente inrichting is de eerste stap. Het begint er mee dat we het begrip ‘conflict’ in een ander licht gaan zien. In elke samenwerking zijn conflicten onvermijdelijk én tegelijkertijd noodzakelijk. Conflicten leiden ertoe dat betrokkenen scherper zicht krijgen op elkaars belangen en grenzen. Maar ze zorgen ook voor doorbraak, beweging en ontwikkeling, mits op een constructieve manier aangegaan natuurlijk.
De kwaliteit van de conflicten is een indicator voor de vitaliteit van een samenwerking. Als er geen conflicten zijn of ze te snel worden gladgestreken kan dit duiden op een conflictmijdende cultuur of een omgeving waar diversiteit van perspectieven geen ruimte krijgt Maar ook het omgekeerde – een slepende discussie over elke punt of komma – is ineffectief.”
“Als er binnen een project niet of nauwelijks conflicten zijn, presteert de samenwerking onvoldoende.”
Je geeft aan dat conflicten een kans bieden voor een betere samenwerking. Zijn deze ook te voorkomen?
“Nee. Het gaat er juist om het team zo te hebben ingericht dat conflicten ‘vroeg kunnen komen’ en op een effectieve wijze worden benut. Het is immers zo dat overal waar er twee of meer mensen in onderlinge afhankelijkheid verkeren, het conflict een onvermijdelijk gegeven is. Die gedachte alleen al kan bevrijdend werken. Het hoeft niet aan mij te liggen of te betekenen dat de ander egoïstische bedoelingen heeft. Het ontstaan van een conflict in een project is een gegeven, daar dit een direct gevolg is van samenwerking.
Wat doe je wanneer een conflict uit de hand dreigt te lopen?
“Dat hangt er natuurlijk van af wat er met ‘uit de hand lopen’ wordt bedoeld. Dat de temperatuur toeneemt of dat deelnemers enig verlies van controle en onzekerheid ervaren, hoort immers bij het aangaan van conflict. Maar als er wordt weggedoken of de vestingen worden betrokken, er niet meer wordt geluisterd of emoties zo hoog oplopen dat de eigenlijke kwestie uit beeld raakt, is een heel arsenaal aan interventies voor handen. Denk aan interventies die vallen in de categorieën afkoelen, vertragen en reflecteren, en herstellen van de communicatie als eerste hulp bij ‘communication breakdown’. Een voorbeeld van een interventie in de categorie ‘vertragen en reflecteren is om de partijen te vragen elkaars case te bepleiten.
Daarnaast is het mooi – en wat mij betreft noodzakelijk – als ook geleerd kan worden van het conflictverloop. Bijvoorbeeld doordat partijen zich bewust worden van onwenselijke patronen in de samenwerking of weeffouten in de organisatie.
Maar er zullen toch nog altijd conflicten blijven die helemaal uit de hand lopen?
“Wanneer je als mediator wordt ingeschakeld is er vaak al veel gebeurd; relaties zijn verzuurd en het wederzijds vertrouwen kan een kras hebben opgelopen. De initiële kwestie is veel groter geworden en met allerlei bijkomende issues belast. Partijen zien soms door de bomen het bos niet meer en hebben zich ingegraven in het eigen gelijk. Volkomen begrijpelijk dat ze niet de ruimte zien die nodig is voor het vinden van een oplossing die hun beider belangen dient. Ik zie het als een teken van kracht als ze er dan een derde bij halen.
Maar tegelijkertijd zijn al die tijd en energie die in het opgelopen conflict zijn gaan zitten zonde. Hoeveel mooier zou het zijn om het conflict veel meer naar voren te halen zodat het ‘koud kan worden opgediend en geconsumeerd’. Dat is waar conflictcompetent over gaat.”
Uitgelichte activiteiten bij dit thema
PPS Netwerk Nederland organiseert regelmatig initiatieven rondom de thema’s vraagarticulatie, contractmodellen, selectie, projectrealisatie en exploitatie met intervisies, onderzoek, opleidingen, seminars, data voor ca. 20.000 professionals in de bouw, zorg, ICT, verduurzaming, infrastructuur en mobiliteit. Informeer naar de mogelijkheden via secretariaat@ppsnetwerk.nl / 030 – 30 39 760. Of blijf op de hoogte en meld u aan via dit formulier >> of meld u aan voor de onderstaande events:
Opleiding: Het effectief managen van conflicten bij complexe projecten
Bij de uitvoer van projecten lijkt het bijna onvermijdelijk dat ergens op de route, tussen samenwerkingspartners, conflictsituaties ontstaan met stagnatie, escalatie en extra kosten tot gevolg. In deze opleiding/intervisie nemen drie experts, waaronder Malcolm Aalstein, u bij de hand. Na afloop beschikt u over inzichten en instrumentarium om uw project vooraf conflictbestendiger te maken of beter conflicten te managen indien die alsnog optreden.