Jan Mutsaers, projectmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf, vertelt over hoe hij uitdagingen als de stijging van grondstofprijzen en andere onvoorziene omstandigheden het hoofd biedt.
De oorlog in Oekraïne, de explosieve stijging van gas- en grondstofprijzen, hoge inflatiecijfers, een pandemie, personeelstekorten: een reeks onvoorziene omstandigheden die veel invloed heeft op nieuwe en lopende projecten en waardoor de continuïteit van sommige projecten onder grote druk komt te staan.
Bovendien zijn (bouw)projecten complexer geworden, waarbij opdrachtgevers- en nemers vaker tijdens de aanbesteding belangrijke inschattingen maken, terwijl op dat moment nog niet alle benodigde informatie voorhanden is. Daardoor kan zich de omstandigheid voordoen dat pas na het sluiten van de overeenkomst blijkt dat de inschatting niet in lijn is met de daadwerkelijke situatie. De oorlog in Oekraïne heeft bijvoorbeeld geleid tot schaarste van materialen en een flinke stijging van de gas- en grondstofprijzen, wat kan leiden tot vertragingen en hogere kosten voor (bouw)projecten. Wat voor gevolgen hebben deze omstandigheden op projecten en de inrichting van de samenwerking tussen projectpartners? Hierover (en meer) ging PPS Netwerk Nederland in gesprek met Jan Mutsaers, projectmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Hij geeft inzicht in hoe zij deze uitdagingen het hoofd bieden en hoe projectpartners proactief flexibiliteit creëren in de samenwerking om risico’s te beheersen en de continuïteit van projecten te waarborgen.
Hoe komt het dat je vooraf duidelijke afspraken met elkaar maakt, maar er soms toch niet uitkomt zodra zaken er anders komen te staan dan verwacht?
“De afgelopen jaren is de complexiteit in de bouwsector toegenomen. Ik heb ervaren dat er vaak iets niet deugt in de bouwprojecten, bijvoorbeeld omdat de vraag niet juist of onvolledig is, de uitwerking gebreken kent of omdat partijen elkaar niet begrijpen. Bouwprojecten worden steeds groter en integraler, waardoor er meer samenwerking, afstemming en coördinatie nodig is tussen verschillende de partijen en disciplines. Die toename in complexiteit vraagt ook om aandacht voor communicatie, planning en projectbeheersing. Uiteraard gaat om het waarborgen van kwaliteit en budget, maar ook respect voor elkaars belangen hoort erbij om tot een goed projectresultaat te komen. Daarom is het belangrijk om alle belanghebbenden bij het project betrokken te houden en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde doelen blijft nastreven.”
Zijn afwijkende projectresultaten het gevolg van onvoorziene omstandigheden?
“’Onvoorziene’ omstandigheden zijn in de praktijk een lastig begrip. Wanneer is een situatie onvoorzien en wanneer is er sprake van een situatie waar je simpelweg onvoldoende of geen rekening mee hebt gehouden? Dan volgt de vraag of dit leidt tot afwijkende projectresultaten. Ik zie de opgave om steeds met elkaar in gesprek te durven gaan en vast te stellen of de afwijkende resultaten nog steeds voldoen aan de doelstellingen van het project. Daarbij moet je er ook zicht op hebben dat de afwijkende resultaten nog steeds voldoen aan de doelstellingen van het project. Je moet de ambitie hebben om er samen uit te willen komen.”
“Het is belangrijk om alle belanghebbenden bij het project betrokken te houden en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde doelen blijft nastreven.
Wat houdt het bespreken van zo’n situatie met je projectpartners in?
“Het betekent in ieder geval niet dat je het met elkaar eens hoeft te zijn of dat je schuld bekent: het is de eerste stap tot een oplossing. Dat een project goed en volledig is, daar heeft iedereen belang bij. Maar je moet je ogen niet sluiten voor het (zakelijk) belang van een ander. Wanneer een probleem zich voordoet, onvoorzien of niet, moet daar iets aan worden gedaan.”
Maar bij wie ligt dan de verantwoordelijk en het risico? Bij de deskundige opdrachtnemer die zegt dat hij alles kan maken, of de deskundige opdrachtgever die nooit een volledige opdracht kan geven?
Jan Mutsaers
“Je hoort aan het begin van een project vaak dat men zegt dat ze in ieder geval goed gaan samenwerken. Maar dit ‘samenwerken’ is vaak een synoniem voor ‘we willen geen gedoe’. Echter, er zal zich altijd iets voordoen wat niet precies staat beschreven in een contract, en dan zul je er alsnog samen uit moeten komen, het liefst niet in een ‘hogedrukpan’. Een belangrijke vraag om te stellen is daarom: waar zijn we het niet over eens?”
Hogedrukpan, wat bedoel je daarmee?
“Wanneer je uitzoomt op het proces van ontwerpen en bouwen, dan zie je dat een opdrachtgever relatief veel tijd nodig heeft om uit te werken wat hij nodig heeft, dat vervolgens voor te bereiden en aan te besteden. Een opdrachtnemer komt dan in beeld en begroot dit. Het werk van de opdrachtgever wordt dus nog een keer door de molen gehaald, in relatief korte tijd, en dan is de veronderstelling dat de opdrachtnemer alles 100% begrijpt van dat wat de opdrachtgever heeft bedacht, en dat hij alle risico’s kan inschatten: een onmogelijke taak. Zo zijn we al jaren aan het aanbesteden. En als er zich dan iets voordoet, omdat iemand iets niet gerekend heeft, dan krijg je dat proces nog een keer, maar dan in een hogedrukpan: want de uitvoering mag vooral niet stoppen en alle vragen moeten een antwoord hebben.”
Daarom is het belangrijk af en toe een pas op de plaats te maken, om de vraag te stellen waar je samen mee bezig bent, en waar je samen naartoe gaat. Als er een klein verschil zit in het doel wat voor ogen is bij twee partijen, dan gaat zich dat op een gegeven moment uitvergroten.”
Het bespreken van de voortgang van een project moet dus regelmatig en gestructureerd gebeuren gedurende het hele projecttraject?
“Wat belangrijk is met de voortgang van een project bespreken, is dat dit niet een eenmalige gebeurtenis is in het gehele traject. Veranderingen zou je continu moeten bespreken, en je af blijven vragen of je nog steeds hetzelfde doel voor ogen hebt als degene met wie je samenwerkt. Wat hierbij nodig is, is openheid en vertrouwen. Ook zou het kunnen helpen om niet alleen te willen spreken over de inhoud, maar soms de vraag te stellen ‘waar moeten we het over hebben bij de koffie?’.
“‘Goed samenwerken’ is vaak een synoniem voor ‘we willen geen gedoe’.
Doordat je er op tijd bij bent, kan deze openheid conflictsituaties voorkomen. In een contract staat heel duidelijk wie wat doet, en wat de prestaties en tegenprestaties zijn. Wat er niet staat, is hoe je daar precies komt, wat dat vraagt van partijen en hoe je tot een doel komt zonder elkaar gek te maken. Daarover moet je in gesprek.”
Intervisie Omgaan met de uitdagingen van deze tijd
Wanneer er zich een omstandigheid voordoet, die beide partijen niet hebben voorzien, ga je dan het contract verbeteren of in gesprek met elkaar? Wat moet er dan worden verbeterd of wat bespreek je precies? En in hoeverre kun je in de glazen bol van onvoorziene omstandigheden kijken? Daarover vertelt Jan Mutsaers je graag meer in de PPS Netwerk intervisie ‘Omgaan met de uitdagingen van deze tijd’ >> op 25 april 2023 in Driebergen. Samen met advocaat in bouw- en aanbestedingsrecht Louisa Engels en contractmanager Jaap Springelkamp wordt tijdens deze intervisie ingegaan op hoe je als opdrachtgever en opdrachtnemer in deze hectiek en dynamiek toch passende samenwerkingsvormen kunt vinden, waarmee voortgang kan worden gerealiseerd en het risico op onnodige schade en conflicten kan worden geminimaliseerd.
Meer informatie
- Voor het programma en aanmelden voor de intervisie ‘Omgaan met de uitdagingen van deze tijd’ kan hier >>
- Lees hier >> het gerelateerde artikel van Louisa Engels
- Lees hier >> het gerelateerde artikel van Jaap Springelkamp
- Uw overige vragen en opmerkingen kunt u richten aan secretariaat@ppsnetwerk.nl