PPS Netwerk Nederland

 

Overdrachtssessies 2017

Overdrachtssessies Platform Professionals in PPS: ‘Samenwerken in PPS Verband’

Professionals in PPS heeft 7 overdrachtssessies ontwikkeld. Daarin staat de toepassing van de door de Professionals in PPS gezamenlijk ontwikkelde ‘best practices’ centraal. Deze overdrachtssessies zijn bedoeld voor professionals die leiding geven of deelnemen aan PPS samenwerkingsverbanden.

Iedere overdrachtssessie kent de volgende opbouw:
-Toelichting op het onderwerp in de context van PPS/DBFMO
-In dialoog kennis en leerervaringen ten aanzien van het onderwerp met elkaar delen.
-Werken met de ontwikkelde ‘best practice’.
-Inpassen van de ‘best practice’ middels een plan van aanpak voor de eigen praktijk.

Het aanbod bestaat uit 7 overdrachtssessies die als één geheel, maar ook per overdrachtssessie zijn te volgen:
1.Kennis en inzicht in PPS en DBFM(O) als contractvorm
2.Organiseren van optimale samenwerkingsomstandigheden
3.Planvorming: plannen en organiseren
4.Overwinnen van dilemma’s, interpretatieverschillen en potentieel conflict
5.Evalueren en vinden van oplossingen voor verbeterpunten
6.Flexibiliteit met behoud van meerwaarde
7.Managen van discontinuïteit

Hieronder vindt u per overdrachtsesse een beknopte beschrijving en de data waarop deze sessies in 2017 worden georganiseerd.

Bij aanmelding (via info@ppsnetwerk.nl) kunt u uw belangstelling voor deelname en een voorkeursdatum aangeven. Om een optimale groepssamenstelling te kunnen borgen, worden deelnemers na aanmelding definitief ingedeeld op basis van achtergrond en ervaring.

De overdrachtssessies worden georganiseerd in Zeist of omgeving Utrecht.

Voor de overdrachtssessies geldt dat deze in een variant voor Utiliteit en voor Infrastructuur worden aangeboden. Waar dit van toepassing is, is dit aangegeven. U kunt bij aanmelding aangeven waar uw voorkeur naar uit gaat.

1.Kennis en inzicht in PPS in DBFM(O) als contractvorm (1 dagdeel)

DBFM(O) bestaat inmiddels ruim 10 jaar in Nederland. In deze overdrachtssessie, bedoeld voor professionals met ervaring in DBFM(O), wordt ingegaan op de achtergrond, ontstaansgeschiedenis, huidige toepassingen en toekomst van PPS en DBFM(O) in Nederland. Dit is van belang omdat blijkt dat daar nog veel verschillende beelden over zijn. Een gelijk beeld helpt bij het beter begrijpen hoe dit doorwerkt in de samenwerking. De volgende vragen komen aan de orde:

-Vanuit welk idee en bedoeling is PPS en DBFM(O) als contractvorm in Nederland geïntroduceerd?
-Wat wordt in theorie van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON) verwacht en geëist?
-Wat is de ontwikkeling in de verhouding tussen OG en ON (publiek en privaat)?
-Wat is de toekomst van DBFM(O)-achtige modellen?

Deze overdrachtssessie wordt verzorgt in samenwerking met Marleen Hermans, hoogleraar TU Delft en partner Brink Groep.

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
- 30 januari 2017, 09.30-14.00 (Utiliteit)

2.Samenwerken in de exploitatiefase van PPS / infra (1 dag)

Samenwerken in de exploitatiefase van PPS en/of DBFM-contracten is een vak apart, waar nog niet veel ervaring mee is opgedaan. Het accent ligt tot nog toe veelal op de Design en Build fase, maar steeds meer DBFM-projecten in de infrastructuur belanden nu in de exploitatiefase. De dynamiek in de samenwerking verandert daarmee ook. Er komen nieuwe spelers in het veld, de omstandigheden voor beheer en onderhoud kunnen veranderen, er ontstaan verschillen in interpretatie over de uitvoering van het contract en de noodzakelijke afstemming van werkzaamheden vindt niet altijd adequaat plaats. Daardoor komen de beoogde voordelen van PPS/DBFM niet altijd even goed tot hun recht.

Goed samenwerken maakt van de exploitatie een succes. Zoals in de marktvisie is aangegeven gaat het daarbij om het continu creëren van een setting voor een echte dialoog. Zo ontstaat een omgeving die zorgt voor begrip en vertrouwen, waarbij integraliteit en respect voor elkaars belangen de norm is. Maar dit gebeurt niet vanzelf!

In deze bijeenkomst komen de volgende onderwerpen aan de orde:

- Hoe zorg je samen voor een goede faseovergang van realisatie naar exploitatie?
- Hoe kun je met elkaar de kwaliteit vasthouden en verder ontwikkelen?
- Hoe stem je werkzaamheden steeds goed op elkaar af?
- Hoe ga je om met interpretatieverschillen, dilemma’s en potentieel conflict?
- Hoe evalueer je de samenwerking en kom je gezamenlijk tot continue verbetering?

3.Organiseren van optimale samenwerkingsomstandigheden (1 dag)

In een samenwerking is het van belang dat de omgeving waarin wordt samengewerkt is afgestemd op wat de betrokkenen nodig hebben om datgene te leveren wat van hen wordt verwacht. Door het toepassen van de aanpak die daarvoor in gezamenlijkheid is ontwikkeld, kunnen deelnemers veel voorkomende blokkades en belemmeringen managen, door samen de optimale (start)condities te organiseren. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

-Hoe analyseer en begrijp je in gezamenlijkheid elkaars cultuur, processen en werkwijzen?
-Hoe sluit je aan op elkaars behoefte?
-Hoe organiseer je de juiste startcondities ten aanzien van: - Rollen en functies. - Inpassen van risico management in de samenwerking. - Organiseren van besluitvorming. - Het aansturen van gewenst gedrag. - Het ontwerpen en managen van werkende processen. - Het organiseren van eigenaarschap voor elkaars opgave.

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data: 21 maart 2017, 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Juni 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

4.Planvorming: plannen en organiseren (1 dag)

Veel misverstanden en faalkosten ontstaan doordat plannen en organiseren in samenwerkings-verbanden niet in voldoende mate met elkaar is afgestemd. Deze afstemming met elkaar organiseren is de kern van een goede samenwerking. In deze overdrachtssessie wordt een aanpak aangereikt waarmee deelnemers kunnen bepalen welke succesfactoren er zijn om in vertrouwen te communiceren en in samenspraak te monitoren en bij te sturen. Vragen die daarbij aan bod komen zijn:

-Hoe maak je samen een gedragen plan t.b.v. de (jaar)exploitatie of een nieuw (deel)project?
-Hoe zorg je voor effectieve monitoring en bijsturing op de plannen, zodat het gewenste resultaat er op tijd komt?
-Hoe organiseer je een overlegstructuur en de contactmomenten?
-Hoe manage je de effectiviteit van de communicatie tussen organisaties?

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
- April 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Juni 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- November 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

5.Overwinnen van interpretatieverschillen, dilemma’s en potentieel conflict (1 dag)

Samenwerken is ook het continu kunnen managen van interpretatieverschillen, dilemma’s en potentiële conflicten. Het niet goed daarmee omgaan op het moment dat deze zich voordoen, leidt tot irritatie, stagnatie en lange doorlooptijden. Het is dan ook zaak om snel en constructief tot passende oplossingen te komen die voor alle betrokkenen werkbaar zijn. In deze overdrachtssessie wordt een leidraad gegeven om met elkaar interpretatieverschillen te bespreken en op te lossen, zodanig dat er geaccepteerde oplossingen worden gecreëerd die voldoen aan de behoeften en de kaders van betrokken partijen. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

-Hoe kun je interpretatieverschillen, dilemma’s en potentieel conflict in de context van PPS onderscheiden?
-Hoe organiseer je de juiste omstandigheden om een geschil te overwinnen?
-Hoe overwin je interpretatieverschillen (optimale procesgang) en welke handelingen zijn daarbij van belang?
-Hoe vind je met elkaar werkbare oplossingen?
-Hoe ga je om met beperkende kaders?

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
- Mei 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Mei 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- November 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

6.Evalueren en vinden van oplossingen voor verbeterpunten (1 dag)

Samenwerkingsverbanden tussen organisaties vragen om een op progressie gerichte manier van evalueren. Het is belangrijk om een omgeving te creëren waar mensen zich veilig voelen om de verbeterpunten in alle openheid en transparantie te benoemen en met verbetervoorstellen te komen. Daarmee heeft evalueren in samenwerkingsverbanden maar één doel: continu verbeteren!

Om dit te bewerkstelligen is het noodzakelijk om de evaluatieaanpak samen vorm te geven.
In deze overdrachtssessie krijgen de deelnemers een leidraad aangereikt om een constructief evaluatiemodel in gezamenlijkheid te ontwerpen en daarna in samenhang en samenspraak oplossingen te ontwikkelen voor verbeterpunten waar betrokkenen eigenaarschap op nemen.
Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

- April 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- April 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)
- September 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
-20 april 2016, 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
-24 mei 2016, 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)
-8 september, 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
-1 november 2016, 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

7.Flexibiliteit met behoud van meerwaarde (1 dag)

Deze ‘best practice’ is nog in ontwikkeling. Aanmelden kan onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.

PPS-constructies, zoals we die nu in de bouw – en infra-wereld kennen, hebben een lange doorlooptijd met als doel om levenscyclusdenken, duurzaamheid en procesdiscipline te borgen in de samenwerkingsverbanden. Het is daarbij echter wel van belang om flexibiliteit en een vorm van lenigheid te behouden, zonder de kenmerken van PPS/DBFM(O) uit het oog te verliezen.

Deze ‘best practice’ is ontwikkeld rondom het thema flexibiliteit en meerwaarde. Daarin komt naar voren dat in de PPS/DBFM(O) samenwerkingen sprake is van een constant dilemma tussen enerzijds de behoefte aan flexibiliteit en hoe dit te organiseren in een omgeving die flexibiliteit in principe ontmoedigt, ook al biedt de contractvorm er wel ruimte voor. Om deze balans te managen vraagt dit van partijen om elk vraagstuk expliciet en zeer zorgvuldig te behandelen vanuit een positieve houding en oriëntatie. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

-Hoe ontwikkelt de verhouding tussen publiek en private zich?
-Welke mate van flexibiliteit biedt het contract (DBFM(O)?
-Hoe flexibiliteit en adaptiviteit te managen?
Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
- Juni 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Juni 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Oktober 2017 (Datum n.n.b.) 09.30- 16.30 uur (Infrastructuur)

8.Managen van discontinuïteit in DBFM(O) samenwerkingsverbanden (1 dag)

Deze ‘best practice’ is nog in ontwikkeling. Aanmelden kan onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.

Elk samenwerkingsverband, of het nu gaat om DBFM(O) of welke andere langjarige samenwerkingsvorm dan ook, krijgt te maken met vormen van discontinuïteit. Discontinuïteit vindt plaats als de manier van werken wordt onderbroken, door bijvoorbeeld wisselingen van sleutelfunctionarissen, faseovergangen of onverwachte nieuwe omstandigheden en gebeurtenissen.

Daarmee vormt elke vorm van discontinuïteit een bedreiging voor het goed functioneren van samenwerkingsverbanden. De manier waarop discontinuïteit wordt gemanaged is dan ook één van de kritische succesfactoren.

In deze overdrachtssessie krijgen de deelnemers een handreiking om de risico’s die door discontinuïteit ontstaan adequaat te managen en te mitigeren. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

-Wat is het effect van discontinuïteit op de samenwerking in de context van DBFM(O)?
-Hoe discontinuïteit in een vroegtijdig stadium te herkennen?
-Welke vormen van discontinuïteit doen zich voor in de samenwerking?
-Wat maakt het goed managen van discontinuïteit lastig?
-Hoe borg je het goed managen van discontinuïteit binnen samenwerkingsverband?

Deze overdrachtssessie wordt georganiseerd op de volgende data:
- Mei 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- Juni 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.00 (Infrastructuur)
- September 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Utiliteit)
- November 2017 (Datum n.n.b.) 09.30 – 16.30 uur (Infrastructuur)

Meer informatie en aanmelding

Voor meer informatie over de overdrachtsessies (programma, datum en locatie) kunt u contact opnemen door een email te sturen naar info@ppsnetwerk.nl of via telefoonnummer 030-303 97 60*